Österreichischer Corporate Governance Kodex Österreichischer Corporate Governance Kodex Fassung Jänner 2020 Jänner 2020 1 Österreichischer Corporate Governance Kodex Fassung Jänner 2020 Jänner 2020 Herausgeber: Österreichischer Arbeitskreis für Corporate Governance c/o Johannesgasse 5, A-1010 Wien Druck: Druckerei des Bundesministeriums für Finanzen Wien, Jänner 2020 Vorwort Am 1.10.2002 wurde der Österreichische Corporate Governance Kodex (ÖCGK) erstmals der Öffentlichkeit präsentiert und damit den österreichischen börsenotierten Unternehmen ein freiwilliges Regel- werk für gute Unternehmensführung und Unternehmenskontrolle zur Verfügung gestellt. Seit mehr als einem Jahrzehnt wird das öster- reichische Aktien- und Kapitalmarktrecht durch Regeln der Selbst- regulierung auf Basis des Comply or Explain-Prinzips ergänzt. Der Österreichische Corporate Governance Kodex hat viele positive Ver- änderungen bewirkt und das Vertrauen der internationalen und na- tionalen Investoren gestärkt. Er stellt den Maßstab für gute Unter- nehmensführung und Unternehmenskontrolle am österreichischen Kapitalmarkt dar und ist zu einem unverzichtbaren und wirksamen Bestandteil des österreichischen Corporate Governance Systems geworden. Ein wesentliches Kennzeichen des ÖCGK ist die rasche Anpassung an nationale und internationale Entwicklungen. Es ist ständige gute Praxis des Österreichischen Arbeitskreises für Corporate Governance, dass Überarbeitungen des Kodex transparent unter Einbindung aller involvierten Interessengruppen erfolgen. Besonderer Dank gebührt den Kapitalmarktteilnehmern und Institutionen, die durch ihre Stellung- nahmen aktiv am Diskussionsprozess teilgenommen haben. Eben- so soll hier auch den Mitgliedern des Österreichischen Arbeits- kreises für Corporate Governance, die mit großem Engagement an der Weiterentwicklung des österreichischen Corporate Governance Systems mitarbeiten, gedankt werden. Hauptinhalte der Kodexrevision 2015 sind die Umsetzung der Empfeh- lung der EU-Kommission vom 9.4.2014 zur Qualität der Berichterstattung über die Unternehmensführung („Comply or Explain“) und die Be- rücksichtigung der neuen AFRAC-Stellungnahme zur Aufstellung und Prüfung eines Corporate Governance-Berichts gemäß § 243c UGB. Damit erfüllt der österreichische Kodex seinen Anspruch, immer den modernsten europäischen Standards zu entsprechen. Durch die neuen Leitlinien für die Erklärung und Begründung einer Abwei- chung vom Kodex wird das Grundprinzip des Kodex Comply or Explain noch stärker in den Mittelpunkt gerückt. Dieser für die Selbstregulierung fundamentale Grundsatz gibt dem Unternehmen die notwendige Flexibilität, unternehmensspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen und stellt gleichzeitig die erforderliche Transparenz. für die Anleger sicher. Ausdrücklich zu betonen ist in diesem Zu- sammenhang, dass sich auch alle jene Unternehmen kodexkonform verhalten, die zwar nicht alle Regeln einhalten, aber klar, präzise und umfassend erklären, warum eine Abweichung erfolgt. Mit der neuen Empfehlung für die Gliederung des Corporate Governance Berichts und der Hinaufstufung der freiwilligen externen Evaluierung zu einer C-Regel werden die Informationsqualität weiter verbessert und fundierte Anlageentscheidungen erleichtert. In der Fassung Jänner 2020 wurde lediglich die Anpassung von L-Regeln an gesetzliche Änderungen vorgenommen. Der überarbeitete Kodex wird weiterhin maßgeblich nachhaltige Unternehmensführung und Transparenz fördern und das Vertrauen der Anleger in die börsenotierten Unternehmen erhöhen. Dr. Wolfgang Nolz Vorsitzender des Österreichischen Arbeitskreises für Corporate Governance Österreichischer Corporate Governance Kodex Inhalt Vorwort 5 I. Präambel 11 Erläuterungen zum Kodex 13 II. Aktionäre und Hauptversammlung 15 III. Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Vorstand 18 IV. Vorstand 19 Kompetenzen und Verantwortung des Vorstands 19 Regeln für Interessenkonflikte und Eigengeschäfte 20 Vergütung des Vorstands 22 V. Aufsichtsrat 30 Kompetenzen und Verantwortung des Aufsichtsrats 30 Die Bestellung des Vorstands 31 Ausschüsse 32 Regeln für Interessenkonflikte und Eigengeschäfte 34 Vergütung des Aufsichtsrats 36 Qualifikation, Zusammensetzung und Unabhängigkeit des Aufsichtsrats 36 Mitbestimmung 40 VI. Transparenz und Prüfung 42 Transparenz der Corporate Governance 42 Rechnungslegung und Publizität 44 Investor Relations/Internet 46 Abschlussprüfung 48 Anhang 1 53 Anhang 2a 55 Anhang 2b 61 Anhang 3 63 Anhang 4 67 Österreichischer Corporate Governance Kodex Präambel Mit dem Österreichischen Corporate Governance Kodex wird öster- reichischen Aktiengesellschaften ein Ordnungsrahmen für die Lei- tung und Überwachung des Unternehmens zur Verfügung gestellt. Dieser enthält die international üblichen Standards für gute Unter- nehmensführung, aber auch die in diesem Zusammenhang be- deutsamen Regelungen des österreichischen Aktienrechts. Grund- sätzliches zum österreichischen Aktienrecht wird im Anhang 4 im Überblick dargestellt. Der Kodex verfolgt das Ziel einer verantwortlichen, auf nachhaltige und langfristige Wertschaffung ausgerichteten Leitung und Kontrolle von Gesellschaften und Konzernen. Mit dieser Zielsetzung ist den Interessen aller, deren Wohlergehen mit dem Erfolg des Unternehmens verbunden ist, am besten gedient. Mit dem Kodex wird ein hohes Maß an Transparenz für alle Stakeholder des Unternehmens erreicht. Dieser Kodex richtet sich vorrangig an österreichische börsennotierte Aktiengesellschaften einschließlich in Österreich eingetragener börsenotierter Europäischer Aktiengesellschaften. Falls in Österreich eingetragene Europäische Aktiengesellschaften ein monistisches System (Verwaltungsrat) eingeführt haben, sind die C- und R-Regeln des Kodex betreffend Vorstand sinngemäß auf die geschäftsführenden Direktoren und die C- und R-Regeln betreffend Aufsichtsrat sinngemäß auf den Verwaltungsrat anzuwenden. 11 Österreichischer Corporate Governance Kodex Es wird empfohlen, dass sich auch nicht börsenotierte Aktiengesell- schaften an den Regeln des Kodex orientieren, soweit die Regeln auf diese anwendbar sind. Grundlage des Kodex sind die Vorschriften des österreichischen Aktien-, Börse- und Kapitalmarktrechts, die EU-Empfehlungen zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zu der Vergütung von Direktoren sowie in ihren Grundsätzen die OECD-Richtlinien für Corporate Governance. Geltung erlangt der Österreichische Corporate Governance Kodex durch freiwillige Selbstverpflichtung der Unternehmen. Alle österreichischen börsennotierten Gesellschaften sind daher aufge- rufen, sich durch eine öffentliche Erklärung zur Beachtung des Kodex zu verpflichten. Eine Verpflichtungserklärung zum Österreichischen Corporate Governance Kodex ist für österreichische Gesellschaften eine Aufnahmevoraussetzung für den Prime Market der Wiener Börse. Gesellschaften, die dem Gesellschaftsrecht eines anderen EU- Mitgliedstaates oder EWR-Mitgliedstaates unterliegen und an der Wiener Börse notieren, sind aufgerufen, sich zur Beachtung eines in diesem Wirtschaftsraum anerkannten Corporate Governance Kodex zu verpflichten und die Verpflichtung samt Verweis auf den eingehaltenen Kodex (link) auf der Website der Gesellschaft zu veröffentlichen. Gesellschaften, die dem Gesellschaftsrecht eines Nicht- EU-Mitgliedstaates oder Nicht-EWR-Mitgliedstaates unterliegen und an der Wiener Börse notieren, sind aufgerufen, sich zur Beachtung des Österreichischen Corporate Governance Kodex zu verpflichten. Nicht zwingend anwendbare L-Regeln des Kodex sind dabei als C-Regeln zu interpretieren. 12 Österreichischer Corporate Governance Kodex Im Interesse größtmöglicher Transparenz sind alle an der Wiener Börse notierten ausländischen Gesellschaften aufgerufen, die Bestimmungen des für sie geltenden Gesellschaftsrechts zumindest hinsichtlich der im Anhang 3 angeführten Regelungen auf ihrer Website zu veröffent- lichen und laufend zu aktualisieren. Unternehmen tragen Verantwortung gegenüber der Gesellschaft. Es wird daher auch empfohlen, entsprechende geeignete freiwillige Maßnahmen und Initiativen etwa zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie umzusetzen. Der Kodex wird in der Regel einmal jährlich vor dem Hintergrund nationaler und internationaler Entwicklungen überprüft und bei Bedarf angepasst. Der Kodex wird in die englische Sprache übersetzt, in Zweifelsfragen ist jedoch die Fassung in deutscher Sprache maßgeblich. Erläuterungen zum Kodex Der Kodex enthält außer wichtigen gesetzlichen Vorgaben international übliche Vorschriften, deren Nichteinhaltung erklärt und begründet werden muss. Darüber hinaus enthält er Regeln, die über diese Anforderungen hinausgehen und freiwillig angewendet werden sollten. 13 Österreichischer Corporate Governance Kodex Der Kodex umfasst folgende Regelkategorien: 1. Legal Requirement (L): Regel beruht auf zwingenden Rechtsvorschriften1 2. Comply or Explain (C): Regel soll eingehalten werden; eine Abweichung muss erklärt und begrün- det werden, um ein kodexkonformes Verhalten zu erreichen. Leitlinien für die Erklärung und Begründung einer Ab- weichung sind im Anhang 2b enthalten. 3. Recommendation (R): Regel mit Empfehlungscharakter; Nichteinhaltung ist weder offenzulegen noch zu begründen In Regeln, die nicht nur die börsennotierte Gesellschaft selbst, son- dern auch ihre Konzernunternehmen betreffen, wird der Begriff “Unter- nehmen” statt “Gesellschaft” verwendet. Sonderregelungen für Banken und Versicherungen bleiben vom Kodex unberührt. Die Regeln des Kodex erfordern nicht die Offenlegung von Betriebs- und Geschäfts- geheimnissen. Sämtliche Personenbezeichnungen sind geschlechtsneutral zu ver- stehen. 1 Bestimmte gesetzliche Regelungen gelten nur für Unternehmen, die an der österreichischen Börse notieren. Für nichtbörsennotierte Aktiengesellschaften sind diese als C-Regeln zu interpretieren. Die Textierung der L-Regeln folgt nicht unbedingt vollständig der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift, sondern passt diese an die Terminologie des Kodex an. Eine Änderung der Interpretation der gesetzlichen Vorschriften ist dadurch nicht beabsichtigt. 14 Österreichischer Corporate Governance Kodex II. Aktionäre und Hauptversammlung 1. Alle Aktionäre sind unter gleichen Voraussetzungen gleich zu L behandeln. Das Gebot zur Gleichbehandlung gilt in be- sonderer Weise gegenüber institutionellen Anlegern einer- seits und Privatanlegern andererseits. 2. Für die Ausgestaltung der Aktie gilt das Prinzip “one share – C one vote”. 3. Die Annahme oder Ablehnung von Übernahmeangeboten ist L die alleinige Entscheidung jedes einzelnen Aktionärs. Vorstand und Aufsichtsrat sind angehalten, die Chancen und Risiken der Angebote für die Adressaten des Angebots ausgewogen darzulegen. Der Preis eines Pflichtangebots oder eines freiwilligen Ange- bots zur Kontrollerlangung gemäß Übernahmegesetz darf die höchste vom Bieter oder von einem gemeinsam mit ihm vorgehenden Rechtsträger innerhalb der letzten zwölf Monate vor Anzeige des Angebots in Geld gewährte oder vereinbarte Gegenleistung für dieses Beteiligungspapier der Zielge- sellschaft nicht unterschreiten. Der Preis muss weiters mindestens dem durchschnittlichen nach den jeweiligen Handelsvolumina gewichteten Börsenkurs des jeweiligen Beteiligungspapiers während der letzten sechs Monate vor demjenigen Tag entsprechen, an dem die Absicht, ein Angebot abzugeben, bekannt gemacht wurde. 15 Österreichischer Corporate Governance Kodex L 4. Die Einberufung der Hauptversammlung ist spätestens am 28. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, ansonsten spätestens am 21. Tag vor der Hauptversammlung durch Ver- öffentlichung bekannt zu machen, sofern die Satzung keine längeren Fristen vorsieht. Die Einberufung und die vom Aktien- gesetz vorgeschriebenen Informationen sind ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung auf der Website der Gesellschaft zugänglich zu machen. L 5. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern samt den Erklärungen gemäß Aktiengesetz sind spätestens am 5. Werktag vor der Hauptversammlung auf der Website der Gesellschaft zu veröffentlichen, widrigenfalls die betreffende Person nicht in die Abstimmung einbezogen werden darf. L 6. Die in der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse und die gemäß Aktiengesetz geforderten Angaben sind spätestens am 2. Werktag nach der Hauptversammlung auf der Website der Gesellschaft zu veröffentlichen. R 7. Die Gesellschaft unterstützt die Aktionäre bei der Teilnahme an der Hauptversammlung und der Ausübung ihrer Rechte best- möglich. Dazu zählen vor allem die örtliche und zeitliche Planung der Hauptversammlung, die Gestaltung der Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts sowie des Rede- und Auskunftsrechts. L 8. Die Hauptversammlung kann den Vorstand für eine Periode von höchstens dreißig Monaten zum Rückkauf eigener Aktien bis höchstens 10 % des Grundkapitals in den gesetzlich 16 Österreichischer Corporate Governance Kodex vorgesehenen Fällen ermächtigen. Der Beschluss und unmittel- bar vor der Durchführung die Ausübung dieser Rückkaufs- ermächtigung sind zu veröffentlichen. 17 Österreichischer Corporate Governance Kodex III. Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Vorstand L 9. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle relevanten Fragen der Geschäfts- entwicklung, einschließlich der Risikolage und des Risiko- managements der Gesellschaft und wesentlicher Konzern- unternehmen. Bei wichtigem Anlass hat der Vorstand dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats unverzüglich zu berichten; ferner ist über Umstände, die für die Rentabilität oder Liqui- dität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sind, dem Aufsichtsrat unverzüglich zu berichten (Sonderbericht). Die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats ist gemeinsame Aufgabe von Vorstand und Aufsichtsrat. Dabei unterliegen alle Organmitglieder und deren involvierte Mitarbeiter einer strengen Vertraulichkeitspflicht. C 10. Eine den Grundsätzen guter Corporate Governance folgende Unternehmensführung findet im Rahmen offener Diskussionen zwischen Vorstand und Aufsichtsrat und innerhalb dieser Organe statt. L 11. Der Vorstand stimmt die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit dem Aufsichtsrat ab und erörtert mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieum- setzung. C 12. Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen sind im Regelfall mindestens eine Woche vor der jeweiligen Sitzung zur Verfügung zu stellen. 18 Österreichischer Corporate Governance Kodex IV. Vorstand Kompetenzen und Verantwortung des Vorstands 13. Der Vorstand hat unter eigener Verantwortung die Gesell- L schaft so zu leiten, wie das Wohl des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre und der Ar- beitnehmer sowie des öffentlichen Interesses es erfordert. 14. Grundlegende Entscheidungen obliegen dem Gesamtvorstand. L Dazu zählen insbesondere die Konkretisierung der Ziele des Unternehmens und die Festlegung der Unternehmensstrategie. Bei signifikanten Abweichungen von Planwerten informiert der Vorstand unverzüglich den Aufsichtsrat. 15. Der Vorstand ist für die Umsetzung seiner Beschlüsse verant- L wortlich. Der Vorstand trifft geeignete Vorkehrungen zur Sicherstellung der Einhaltung der für das Unternehmen relevanten Gesetze. 16. Der Vorstand besteht aus mehreren Personen, wobei der C Vorstand einen Vorsitzenden hat. In der Geschäftsordnung sind die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit des Vorstands geregelt. Namen, Geburtsjahr, Datum der Erstbestellung und Ende der laufenden Funktionsperiode der Mitglieder des Vorstands sowie die Kompetenzverteilung im Vorstand sind im Corporate Governance Bericht zu veröffentlichen. Darüber hinaus sind Aufsichtsratsmandate oder vergleichbare Funktionen von Mitgliedern des Vorstands in anderen in- und ausländischen Gesellschaften, außer diese sind in 19 Österreichischer Corporate Governance Kodex den Konzernabschluss einbezogen, im Corporate Governance Bericht anzuführen. C 17. Der Vorstand hat Kommunikationsaufgaben, die das Erschei- nungsbild des Unternehmens für die Stakeholder wesentlich prägen, umfassend wahrzunehmen. Dabei kann der Vorstand von den ent- sprechenden Abteilungen unterstützt werden. C 18. In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens ist eine interne Revision als eigene Stabstelle des Vorstands einzurichten oder an eine geeignete Institution auszulagern. Über Revisionsplan und wesentliche Ergebnisse ist dem Prüfungsausschuss zu- mindest einmal jährlich zu berichten. C 18a. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat mindestens einmal jährlich über die Vorkehrungen zur Bekämpfung von Korruption im Unternehmen. Regeln für Interessenkonflikte und Eigengeschäfte L 19. Personen, die Führungsaufgaben innerhalb einer Gesellschaft wahrnehmen, sowie in enger Beziehung zu ihnen stehende Personen melden der Gesellschaft und der Finanzmarktaufsicht ihre Eigengeschäfte2 unverzüglich und spätestens drei Geschäftstage nach dem Datum des Geschäfts. 2 Eigengeschäfte mit Anteilen oder Schuldtiteln dieser Gesellschaft oder damit verbundenen Derivaten oder anderen damit verbundenen Finanzinstrumenten. Dies gilt für Geschäfte, die getätigt werden, nachdem innerhalb eines Kalenderjahrs ein Gesamtvolumen von 5.000 EUR erreicht worden ist. Der Schwellenwert errechnet sich aus der Addition aller genannten Geschäfte ohne Netting. 20 Österreichischer Corporate Governance Kodex 20. Die Gesellschaft oder alle in ihrem Auftrag oder für ihre L Rechnung handelnden Personen sind verpflichtet, eine Liste aller Personen aufzustellen, die Zugang zu Insiderinformationen haben. 21. (entfallen) 22. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse frei von Eigeninteressen L und Interessen bestimmender Aktionäre, sachkundig und unter Beachtung aller relevanten Rechtsvorschriften. 23. Vorstandsmitglieder müssen wesentliche persönliche Inter- L essen an Transaktionen der Gesellschaft und deren Kon- zernunternehmen sowie sonstige Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offen legen. Sie haben außerdem die anderen Vorstandsmitglieder unverzüglich darüber zu informieren. 24. Alle Geschäfte zwischen der Gesellschaft bzw. Konzernunter- L nehmen und Vorstandsmitgliedern sowie ihnen nahe- stehenden Personen oder Unternehmen müssen den branchen- üblichen Standards entsprechen. Derartige Geschäfte und deren Konditionen müssen im Voraus durch den Aufsichtsrat ge- nehmigt werden, ausgenommen Geschäfte des täglichen Lebens. 25. Vorstandsmitglieder dürfen ohne Einwilligung des Aufsichts- L rats weder ein Unternehmen betreiben noch Aufsichtsrats- mandate in anderen Unternehmen annehmen, außer die Unter- nehmen sind mit der Gesellschaft konzernmäßig verbunden 21 Österreichischer Corporate Governance Kodex oder die Gesellschaft ist an diesen unternehmerisch be- 3 teiligt . Ebenso dürfen Vorstandsmitglieder ohne Einwilligung des Aufsichtsrats weder im Geschäftszweig der Gesellschaft für eigene oder fremde Rechnung Geschäfte tätigen noch dürfen sie an anderen unternehmerisch tätigen Gesellschaften als persönlich haftende Gesellschafter beteiligt sein. C 26. Vorstandsmitglieder dürfen insgesamt nicht mehr als 4 Auf- sichtsratsmandate (Vorsitz zählt doppelt) in konzernexternen Aktiengesellschaften ausüben. Unternehmen, die in den Kon- zernabschluss einbezogen werden oder an denen eine unter- nehmerische Beteiligung besteht, gelten nicht als konzernexterne Aktiengesellschaften. Nebentätigkeiten von leitenden Angestellten, insbesondere die Übernahme von Organfunktionen in anderen Unternehmen be- dürfen der Genehmigung des Vorstands, außer die Unternehmen sind mit der Gesellschaft konzernmäßig verbunden oder die Gesellschaft hält eine unternehmerische Beteiligung an ihnen. Das für Vorstandsmitglieder und leitende Angestellte gesetzlich geltende Wettbewerbsverbot wird nicht aufgehoben. Vergütung des Vorstands L 26a. Der Aufsichtsrat hat dafür zu sorgen, dass die Gesamtbezüge der Vorstandsmitglieder (Gehälter, Gewinnbeteiligungen, Auf- wandsentschädigungen, Versicherungsentgelte, Provisionen, anreizorientierte Vergütungszusagen und Nebenleistungen 3 § 189a Z 2 UGB 22 Österreichischer Corporate Governance Kodex jeder Art) in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufga- ben und Leistungen des einzelnen Vorstandsmitglieds, zur Lage der Gesellschaft und zu der üblichen Vergütung stehen und langfristige Verhaltensanreize zur nachhaltigen Unterneh- mensentwicklung setzen. Dies gilt sinngemäß für Ruhegehäl- ter, Hinterbliebenenbezüge und Leistungen verwandter Art. 26b. Der Aufsichtsrat hat Grundsätze für die Vergütung der Mitglie- L der des Vorstands aufzustellen (Vergütungspolitik). Die Vergütungspolitik hat die Geschäftsstrategie und die lang- fristige Entwicklung der Gesellschaft zu fördern und zu erläu- tern, wie sie das tut. Sie muss klar und verständlich sein und die verschiedenen festen und variablen Vergütungsbestand- teile, einschließlich sämtlicher Boni und anderer Vorteile in jeglicher Form, unter Angabe ihres jeweiligen relativen An- teils, beschreiben. In der Vergütungspolitik ist zu erläutern, wie die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer der Ge- sellschaft bei der Festlegung der Vergütungspolitik berück- sichtigt worden sind. Die maßgeblichen Kriterien für variable Vergütungsbestand- teile sind in der Vergütungspolitik klar und umfassend festzu- legen und die finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskri- terien anzugeben. Es ist weiters zu erläutern, inwiefern diese Kriterien die langfristige Entwicklung der Gesellschaft fördern und mit welchen Methoden die Erfüllung der Kriterien festge- stellt werden soll. Sie hat Informationen zu etwaigen Warte- fristen sowie zur Möglichkeit der Gesellschaft zu enthalten, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern. Gewährt die Gesellschaft eine aktienbezogene Vergütung, so 23 Österreichischer Corporate Governance Kodex hat die Vergütungspolitik Warte- und Behaltefristen zu präzi- sieren und zu erläutern, inwiefern die aktienbezogene Vergü- tung die langfristige Entwicklung der Gesellschaft fördert. In der Vergütungspolitik sind die Laufzeit der Verträge der Mit- glieder des Vorstands, die maßgeblichen Kündigungsfristen, die Hauptmerkmale von Zusatzpensionssystemen und Vorru- hestandsprogrammen sowie die Bedingungen für die Beendi- gung und die dabei zu leistenden Zahlungen anzugeben. Es ist das Verfahren zu erläutern, wie diese Politik festgelegt, überprüft und umgesetzt wird. Unter außergewöhnlichen Umständen kann die Gesellschaft vorübergehend von ihrer Vergütungspolitik abweichen. In jeder überprüften Vergütungspolitik sind sämtliche wesentli- chen Änderungen zu beschreiben und zu erläutern. Die Vergütungspolitik ist der Hauptversammlung mindestens in jedem vierten Geschäftsjahr sowie bei jeder wesentlichen Änderung zur Abstimmung vorzulegen. Die Abstimmung hat empfehlenden Charakter. Der Beschluss ist nicht anfechtbar. Die Vergütungspolitik ist nach der Abstimmung in der Haupt- versammlung zusammen mit dem Ergebnis der Abstimmung spätestens am zweiten Werktag nach der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen und hat dort mindestens für die Dauer ihrer Gültigkeit kostenfrei zugänglich zu bleiben.4 C 27. Bei Abschluss von Vorstandsverträgen wird zusätzlich auf die Einhaltung folgender Grundsätze geachtet: 4 Gekürzte Wiedergabe von §§ 78a und 78b AktG. Die Vergütungspolitik ist erstmalig der ordentlichen Hauptversammlung in dem Geschäftsjahr vorzulegen, das nach dem 10. Juni 2019 beginnt. 24 Österreichischer Corporate Governance Kodex Die Vergütung enthält fixe und variable Bestandteile. Die variablen Vergütungsteile knüpfen insbesondere an nach- haltige, langfristige und mehrjährige Leistungskriterien an, be- ziehen auch nicht-finanzielle Kriterien mit ein und dürfen nicht zum Eingehen unangemessener Risiken verleiten. Für variable Vergütungskomponenten sind messbare Leistungskriterien sowie betragliche oder als Prozentsätze der fixen Vergütungsteile bestimmte Höchstgrenzen im Voraus festzulegen. Es ist vorzu- sehen, dass die Gesellschaft variable Vergütungskomponenten zurückfordern kann, wenn sich herausstellt, dass diese auf der Grundlage von offenkundig falschen Daten ausgezahlt wurden. 27a. Bei Abschluss von Vorstandsverträgen ist darauf zu achten, dass C Abfindungszahlungen bei vorzeitiger Beendigung der Vorstands- tätigkeit ohne wichtigen Grund mehr als zwei Jahresgesamt- vergütungen nicht überschreiten und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages abgelten. Bei vorzeitiger Beendigung des Vorstandsvertrages aus einem vom Vorstandsmitglied zu ver- tretenden wichtigen Grund ist keine Abfindung zu zahlen. Aus Anlass der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit getroffene Vereinbarungen über Abfindungszahlungen be- rücksichtigen die Umstände des Ausscheidens des betreffenden Vorstandsmitglieds und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. 28. Wird für Vorstandsmitglieder ein Stock Option Programm oder ein C Programm für die begünstigte Übertragung von Aktien vorge- schlagen, haben diese an vorher festgelegte, messbare, lang- fristige und nachhaltige Kriterien anzuknüpfen. Eine nachträgliche Änderung der Kriterien ist ausgeschlossen. Auf die Dauer eines solchen Programmes, längstens aber bis zur Beendigung der 25 Österreichischer Corporate Governance Kodex Vorstandstätigkeit ist ein angemessener Eigenanteil an Aktien des Unternehmens zu halten. Bei Stock Option Programmen ist eine Wartefrist von mindestens 3 Jahren vorzusehen. Für Aktienübertragungsprogramme ist eine Warte- und/oder eine Behaltefrist von insgesamt mindestens 3 Jahren festzulegen. Über Stock Option Programme und Aktienübertragungsprogramme für Vorstandsmitglieder und deren Änderung beschließt die Hauptversammlung. R 28a. Die Grundsätze der C-Regeln 27 und 28 sind auch bei der Einführung neuer Vergütungssysteme für leitende Angestellte entsprechend anzuwenden. L 29. Die Anzahl und Aufteilung der eingeräumten Optionen, deren Ausübungspreis sowie der jeweilige Schätzwert zum Zeit- punkt der Einräumung und Ausübung sind im Geschäftsbe- richt darzustellen5. Die im Geschäftsjahr gewährten Gesamtbezüge des Vor- stands sind im Anhang zum Jahresabschluss auszuweisen. Im Corporate Governance Bericht sind die Gesamtbezüge der einzelnen Vorstandsmitglieder (§ 239 Abs. 1 Z 4 lit. a UGB) und die Grundsätze der Vergütungspolitik anzugeben.6 L 29a. Vorstand und Aufsichtsrat haben einen klaren und verständ- lichen Vergütungsbericht zu erstellen. Dieser hat einen um- 5 Hierbei handelt es sich um eine kurz gefasste Wiedergabe von § 239 Abs 1 Z 5 UGB. Für die genaue Umsetzung wird auf diese Bestimmung verwiesen. 6 Die Angaben zu den Gesamtbezügen der einzelnen Vorstandsmitglieder und zu den Grundsätzen der Vergütungspolitik können erstmals im Corporate Governance Bericht über jenes Geschäftsjahr unterbleiben, das nach dem 10. Juni 2019 beginnt. 26 Österreichischer Corporate Governance Kodex fassenden Überblick über die im Lauf des letzten Geschäfts- jahrs den aktuellen und ehemaligen Mitgliedern des Vorstands im Rahmen der Vergütungspolitik gewährten oder geschul- deten Vergütung einschließlich sämtlicher Vorteile in jeglicher Form zu bieten. Der Vergütungsbericht hat gegebenenfalls die folgenden In- formationen zu enthalten: • Die Gesamtvergütung, aufgeschlüsselt nach Bestand- teilen, den relativen Anteil von festen und variablen Ver- gütungsbestandteilen sowie eine Erläuterung, wie die Gesamtvergütung der Vergütungspolitik entspricht, ein- schließlich von Angaben dazu, wie die Gesamtvergütung die langfristige Leistung der Gesellschaft fördert und wie die Leistungskriterien angewendet wurden; • die jährliche Veränderung der Gesamtvergütung, des wirtschaftlichen Erfolgs der Gesellschaft und der durch- schnittlichen Entlohnung der sonstigen Beschäftigten der Gesellschaft auf Vollzeitäquivalenzbasis, zumindest für die letzten fünf Geschäftsjahre und in einer Weise, die einen Vergleich ermöglicht; • jegliche Vergütung von verbundenen Unternehmen; • die Anzahl der gewährten oder angebotenen Aktien und Aktienoptionen und die wichtigsten Bedingungen für die Ausübung der Rechte, einschließlich des Ausübungs- preises, des Ausübungsdatums und etwaiger Änderungen dieser Bedingungen; • Informationen dazu, ob und wie von der Möglichkeit Ge- brauch gemacht wurde, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern; 27 Österreichischer Corporate Governance Kodex • Informationen zu etwaigen Abweichungen von dem Ver- fahren zur Umsetzung der Vergütungspolitik. Der Vergütungsbericht für das letzte Geschäftsjahr ist der Hauptversammlung zur Abstimmung vorzulegen. Die Ab- stimmung hat empfehlenden Charakter. Der Beschluss ist nicht anfechtbar. Die Gesellschaft hat im darauffolgenden Ver- gütungsbericht darzulegen, wie dem Abstimmungsergebnis in der letzten Hauptversammlung Rechnung getragen wurde. Der Vergütungsbericht ist auf der Internetseite der Gesell- schaft kostenfrei zehn Jahre lang öffentlich zugänglich zu machen.7 C 30. Zusätzlich zu den vom Gesetz bereits geforderten Angaben (L-Regel 29) sind in den Corporate Governance Bericht folgende Informationen aufzunehmen: • die im Unternehmen für die variable Vergütung des Vorstands angewandten Grundsätze, insbesondere an welche Leis- tungskriterien die variable Vergütung gemäß C-Regel 27 anknüpft; die Methoden, anhand derer die Erfüllung der Leistungskriterien festgestellt wird; die für die variable Vergütung bestimmten Höchstgrenzen; vorgesehene Eigen- anteile und Fristen gemäß C-Regel 28; ebenso ist über wesentliche Änderungen gegenüber dem Vorjahr zu berichten. • das Verhältnis der fixen zu den variablen Bestandteilen der Gesamtbezüge des Vorstands. 7 Gekürzte Wiedergabe von §§ 78c, 78d und 78e AktG. Die Vergütungspolitik ist erstmalig der ordentlichen Hauptversammlung in dem Geschäftsjahr vorzulegen, das nach dem 10. Juni 2019 beginnt. Der Vergütungsbericht ist erstmalig der ordentlichen Hauptversammlung im darauf folgenden Geschäftsjahr vorzulegen. 28 Österreichischer Corporate Governance Kodex • die Grundsätze der vom Unternehmen für den Vorstand ge- währten betrieblichen Altersversorgung und deren Voraus- setzungen. • die Grundsätze für Anwartschaften und Ansprüche des Vor- stands des Unternehmens im Falle der Beendigung der Vorstandstätigkeit. • das Bestehen einer allfälligen D&O – Versicherung, wenn die Kosten von der Gesellschaft getragen werden. 31. Für jedes Vorstandsmitglied werden die im Geschäftsjahr ge- C währten fixen und variablen Vergütungen im Corporate Gover- nance Bericht einzeln veröffentlicht. Dies gilt auch dann, wenn die Vergütungen über eine Manage- mentgesellschaft geleistet werden. 29 Österreichischer Corporate Governance Kodex V. Aufsichtsrat Kompetenzen und Verantwortung des Aufsichtsrats L 32. Der Aufsichtsrat überwacht den Vorstand und unterstützt diesen bei der Leitung des Unternehmens, insbesondere bei Entscheidungen von grundlegender Bedeutung. L 33. Der Aufsichtsrat bestellt die Mitglieder des Vorstands und beruft sie ab. C 34. Der Aufsichtsrat gibt sich eine Geschäftsordnung und legt darin die Informations­- und Berichtspflichten des Vorstands, auch für Tochtergesellschaften, fest, sofern diese Pflichten nicht bereits in der Satzung oder der Geschäftsordnung für den Vorstand geregelt sind. Die Geschäftsordnung legt weiters die Einrichtung von Aus- schüssen und deren Entscheidungsbefugnisse fest. Die Anzahl und die Art der eingerichteten Ausschüsse sowie deren Ent- scheidungsbefugnisse werden im Corporate Governance Bericht veröffentlicht. L 35. Der Aufsichtsrat hat unter Wahrung des Aktiengesetzes den Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte zu konkretisieren und nach der Größe des Unternehmens passende Betrags- grenzen festzulegen; dies gilt auch für wesentliche konzern- relevante Geschäfte von Tochtergesellschaften. C 36. Die gesetzliche Regelung, wonach der Aufsichtsrat mindestens einmal in jedem Vierteljahr zusammenzutreten hat, stellt ein 30 Österreichischer Corporate Governance Kodex Mindesterfordernis dar. Zusätzlich sind im erforderlichen Aus- maß weitere Sitzungen abzuhalten. Bei Bedarf können Tages- ordnungspunkte im Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen ohne Teilnahme der Vorstandsmitglieder abgehandelt werden. Die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrats ist im Corporate Governance Bericht offen zu legen. Der Aufsichtsrat befasst sich jährlich mit der Effizienz seiner Tätigkeit, insbesondere mit seiner Organisation und Arbeitsweise (Selbstevaluierung). 37. Der Aufsichtsratsvorsitzende bereitet die Aufsichtsratssitzungen C vor. Er hält insbesondere mit dem Vorstandsvorsitzenden regel- mäßig Kontakt und diskutiert mit ihm die Strategie, die Geschäfts- entwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens. Die Bestellung des Vorstands 38. Der Aufsichtsrat hat abhängig von der Unternehmensausrichtung C und der Unternehmenslage ein Anforderungsprofil zu definieren und darauf bezogen, auf der Grundlage eines definierten Beset- zungsverfahrens, die Vorstandsmitglieder zu bestellen. Der Aufsichtsrat hat zu berücksichtigen, dass kein Vorstands- mitglied rechtskräftig wegen eines Delikts gerichtlich verurteilt ist, das seine berufliche Zuverlässigkeit als Vorstand in Frage stellt. Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat auf eine Nachfolgeplanung Bedacht zu nehmen. 31 Österreichischer Corporate Governance Kodex Ausschüsse C 39. Der Aufsichtsrat bildet abhängig von den spezifischen Gege- benheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse. Diese dienen der Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte. Es bleibt dem Aufsichtsrat jedoch unbenommen, Angelegenheiten der Ausschüsse im gesamten Aufsichtsrat zu behandeln. Jeder Ausschussvorsitzende berichtet regelmäßig an den Aufsichtsrat über die Arbeit des Ausschusses. Der Aufsichtsrat hat Vorsorge zu treffen, dass ein Ausschuss zur Entscheidung in dringenden Fällen befugt ist. Die Mehrheit der Ausschussmitglieder erfüllt die Kriterien für die Unabhängigkeit gemäß C-Regel 53. Im Corporate Governance Bericht sind Namen der Ausschuss- mitglieder und die Vorsitzenden anzuführen. Im Corporate Governance Bericht ist die Anzahl der Sitzungen der Ausschüsse offen zu legen und auf die Tätigkeit der Ausschüsse einzugehen. L 40. Es ist ein Prüfungsausschuss einzurichten. Diesem muss eine Person angehören, die über den Anforderungen des Unternehmens entsprechende Kenntnisse und praktische Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen und in der Berichterstattung verfügt (Finanzexperte). Vorsitzender des Prüfungsausschusses oder Finanzexperte darf nicht sein, wer in den letzten drei Jahren Vorstandsmitglied oder leitender Angestellter oder Abschlussprüfer der Gesellschaft war oder den Bestätigungsvermerk unterfertigt hat oder aus anderen Gründen nicht unabhängig und unbefangen ist. 32 Österreichischer Corporate Governance Kodex Der Prüfungsausschuss ist insbesondere für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems, der Un- abhängigkeit und der Tätigkeit des Abschlussprüfers so- wie für die Genehmigung von Nicht-Prüfungsleistungen zuständig. 41. Der Aufsichtsrat richtet einen Nominierungsausschuss ein. Bei C einem Aufsichtsrat mit nicht mehr als 6 Mitgliedern (einschließ- lich Arbeitnehmervertretern) kann diese Funktion vom gesamten Aufsichtsrat wahrgenommen werden. Der Nominierungsausschuss unterbreitet dem Aufsichtsrat Vor- schläge zur Besetzung frei werdender Mandate im Vorstand und befasst sich mit Fragen der Nachfolgeplanung. 42. Der Nominierungsausschuss oder der gesamte Aufsichtsrat C unterbreitet der Hauptversammlung Vorschläge zur Besetzung frei werdender Mandate im Aufsichtsrat. Dabei ist die L-Regel 52 zu beachten. 43. Der Aufsichtsrat richtet einen Vergütungsausschuss ein, dessen C Vorsitzender der Aufsichtsratsvorsitzende ist. Der Vergütungsausschuss8 befasst sich mit dem Inhalt von An- stellungsverträgen mit Vorstandsmitgliedern, sorgt für die Um- setzung der C-Regeln 27, 27a und 28 und überprüft die Ver- gütungspolitik für Vorstandsmitglieder in regelmäßigen Abständen. Mindestens ein Mitglied des Vergütungsausschusses verfügt 8 Die Mitbestimmung der Arbeitnehmervertreter gilt für alle Ausschüsse des Aufsichtsrats, außer für Ausschüsse, die die Beziehungen zwischen der Gesell- schaft und Vorstandsmitgliedern behandeln (siehe L-Regel 59). 33 Österreichischer Corporate Governance Kodex über Kenntnisse und Erfahrung im Bereich der Vergütungspolitik. Wenn der Vergütungsausschuss einen Berater in Anspruch nimmt, ist sicherzustellen, dass dieser nicht gleichzeitig den Vorstand in Vergütungsfragen berät. Bei einem Aufsichtsrat mit nicht mehr als 6 Mitgliedern (ein- schließlich Arbeitnehmervertretern) kann die Funktion des Ver- gütungsausschusses vom gesamten Aufsichtsrat wahrgenom- men werden. Der Vergütungsausschuss kann mit dem Nomi- nierungsausschuss ident sein. Der Aufsichtsratsvorsitzende informiert die Hauptversammlung einmal jährlich über die Grundsätze des Vergütungssystems. Regeln für Interessenkonflikte und Eigengeschäfte L 44. Aufsichtsratsmitglieder können nicht zugleich Vorstandsmit- glieder oder dauernd Vertreter von Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft oder ihrer Tochterunternehmen9 sein. Sie können auch nicht als Angestellte die Geschäfte der Gesellschaft führen. Mitglied des Aufsichtsrats kann nicht sein, wer ge- setzlicher Vertreter einer anderen Kapitalgesellschaft ist, deren Aufsichtsrat ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft an- gehört, es sei denn, eine der Gesellschaften ist mit der an- deren konzernmäßig verbunden oder an ihr unternehmerisch beteiligt. Aufsichtsratsmitglieder dürfen bei ihren Entschei- dungen keine eigenen Interessen oder die ihnen nahe steh- ender Personen oder nahe stehender Unternehmen verfolgen, die im Widerspruch zu den Interessen des Unternehmens 9 § 189a Z 8 UGB 34 Österreichischer Corporate Governance Kodex stehen, oder Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, an sich ziehen. Vor der Wahl haben die für den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen der Hauptversammlung ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie alle Umstände darzulegen, welche die Besorgnis einer Befangen- heit begründen könnten. 45. Aufsichtsratsmitglieder dürfen keine Organfunktionen in anderen C Gesellschaften wahrnehmen, die zum Unternehmen in Wettbe- werb stehen. 46. Geraten Aufsichtsratsmitglieder in Interessenkonflikte, haben sie C dies unverzüglich dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats offen zu legen. Gerät der Vorsitzende in Interessenkonflikte, hat er dies unver- züglich seinem Stellvertreter offen zu legen. 47. Die Gewährung von Krediten des Unternehmens an Aufsichts- C ratsmitglieder ist außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens untersagt. 48. Der Abschluss von Verträgen mit Mitgliedern des Aufsichts- L rats, durch die sich diese außerhalb ihrer Tätigkeit im Aufsichtsrat gegenüber der Gesellschaft oder einem Tochter- unternehmen zu einer Leistung gegen ein nicht bloß gering- fügiges Entgelt verpflichten, bedarf der Zustimmung des Auf- sichtsrats. Dies gilt auch für Verträge mit Unternehmen, an denen ein Aufsichtsratsmitglied ein erhebliches wirtschaft- liches Interesse hat. 35 Österreichischer Corporate Governance Kodex C 49. Die Gesellschaft veröffentlicht im Corporate Governance Bericht Gegenstand und Entgelt von gemäß L-Regel 48 zu- stimmungspflichtigen Verträgen. Eine Zusammenfassung gleichartiger Verträge ist zulässig. Vergütung des Aufsichtsrats L 50. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird von der Hauptversammlung oder in der Satzung festgelegt und trägt der Verantwortung und dem Tätigkeitsumfang sowie der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens Rechnung. Hinsichtlich der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder sind eine Vergütungspolitik und ein Vergütungsbericht unter sinn- gemäßer Anwendung der Regeln für den Vorstand aufzu- stellen. C 51. Die im Berichtszeitraum gewährten Vergütungen für Aufsichts- ratsmitglieder werden im Corporate Governance Bericht für jedes Aufsichtsratsmitglied einzeln veröffentlicht. Es werden grundsätzlich keine Stock Option Pläne für Aufsichtsratsmitglieder vorgesehen. Werden ausnahmsweise Stock Option Pläne gewährt, sind diese in allen Einzelheiten von der Hauptversammlung zu beschließen. Qualifikation, Zusammensetzung und Unabhängigkeit des Aufsichtsrats L 52. Bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern hat die Hauptver- sammlung auf die fachliche und persönliche Qualifikation 36 Österreichischer Corporate Governance Kodex der Mitglieder sowie auf eine im Hinblick auf die Struktur und das Geschäftsfeld der Gesellschaft fachlich ausgewogene Zusammensetzung des Aufsichtsrats zu achten. Weiters sind Aspekte der Diversität des Aufsichtsrats im Hinblick auf die Vertretung beider Geschlechter und die Altersstruktur sowie bei börsenotierten Gesellschaften auch im Hinblick auf die Internationalität der Mitglieder angemessen zu be- rücksichtigen. Der Aufsichtsrat besteht zu mindestens 30 Prozent aus Frauen und zu mindestens 30 Prozent aus Männern, sofern der Aufsichtsrat aus mindestens sechs Mitgliedern (Kapitalvertretern) und die Belegschaft zu mindestens 20 Prozent aus Arbeitnehmerinnen beziehungsweise Arbeitnehmern besteht. Es ist auch darauf zu achten, dass niemand zum Aufsichtsratsmitglied gewählt wird, der rechtskräftig wegen einer gerichtlich strafbaren Handlung verurteilt worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellt. 52a. Die Anzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats (ohne Arbeit- C nehmervertreter) beträgt höchstens zehn. Jedes neue Mitglied des Aufsichtsrats hat sich angemessen über Aufbau und Aktivitäten des Unternehmens sowie über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Aufsichtsräten zu informieren. 53. Die Mehrheit der von der Hauptversammlung gewählten oder C von Aktionären aufgrund der Satzung entsandten Mitglieder des Aufsichtsrats ist von der Gesellschaft und deren Vorstand unab- hängig. Ein Aufsichtsratsmitglied ist als unabhängig anzusehen, wenn es 37 Österreichischer Corporate Governance Kodex in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu der Gesellschaft oder deren Vorstand steht, die einen materiellen Interessenkonflikt begründet und daher geeignet ist, das Verhalten des Mitglieds zu beeinflussen. Der Aufsichtsrat legt auf der Grundlage dieser Generalklausel die Kriterien der Unabhängigkeit fest und veröffentlicht diese im Corporate Governance Bericht. Als weitere Orientierung dienen die in Anhang 1 angeführten Leitlinien für die Unabhängigkeit. Gemäß den festgelegten Kriterien hat jedes Mitglied des Auf- sichtsrats in eigener Verantwortung dem Aufsichtsrat zu erklären, ob es unabhängig ist. Im Corporate Governance Bericht ist dar- zustellen, welche Mitglieder nach dieser Beurteilung als unabhängig anzusehen sind. C 54. Bei Gesellschaften mit einem Streubesitz von mehr als 20% gehört den von der Hauptversammlung gewählten oder von Aktionären aufgrund der Satzung entsandten Mitgliedern des Aufsichtsrats mindestens ein gemäß C-Regel 53 unabhängiges Mitglied an, das nicht Anteilseigner mit einer Beteiligung von mehr als 10 % ist oder dessen Interessen vertritt. Bei Gesellschaften mit einem Streubesitz von mehr als 50% gehören mindestens zwei Mitglieder dem Aufsichtsrat an, die diese Kriterien erfüllen. Im Corporate Governance Bericht ist darzustellen, welche Mit- glieder des Aufsichtsrats diese Kriterien erfüllen. L 55. Mitglied des Aufsichtsrats einer börsenotierten Gesellschaft kann nicht sein, wer in den letzten zwei Jahren Vorstands- mitglied dieser Gesellschaft war, es sei denn, seine Wahl erfolgt auf Vorschlag von Aktionären, die mehr als 25 vom 38 Österreichischer Corporate Governance Kodex Hundert der Stimmrechte an der Gesellschaft halten. Dem Aufsichtsrat darf jedoch nicht mehr als ein ehemaliges Vorstandsmitglied angehören, für das die zweijährige Frist noch nicht abgelaufen ist. Ein Mitglied des Aufsichtsrats einer börsenotierten Gesellschaft, das in den letzten zwei Jahren Vorstandsmitglied dieser Gesellschaft war, kann nicht zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt werden. 56. Aufsichtsratsmitglieder haben insgesamt nicht mehr als L 8 Aufsichtsratsmandate (Vorsitz zählt doppelt) in börsenno- tierten Gesellschaften. 57. Aufsichtsratsmitglieder, die dem Vorstand einer börsenotierten C Gesellschaft angehören, dürfen insgesamt nicht mehr als 4 Auf- sichtsratsmandate (Vorsitz zählt doppelt) in konzernexternen Aktiengesellschaften wahrnehmen. Unternehmen, die in den Konzernabschluss einbezogen werden oder an denen eine unternehmerische Beteiligung besteht, gelten nicht als konzernexterne Aktiengesellschaften. 58. Im Corporate Governance Bericht sind der Vorsitzende und stell- C vertretende Vorsitzende sowie Name, Geburtsjahr, das Jahr der Erstbestellung jedes Aufsichtsratsmitglieds und das Ende der laufenden Funktionsperiode anzugeben. Darüber hinaus sind für jedes Aufsichtsratsmitglied auch andere Aufsichtsratsmandate oder vergleichbare Funktionen in in- und ausländischen börsenotierten Gesellschaften im Corporate Governance Bericht anzuführen. 39 Österreichischer Corporate Governance Kodex Falls ein Mitglied des Aufsichtsrats in einem Geschäftsjahr an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats nicht per- sönlich teilnimmt, ist dies in den Corporate Governance Bericht aufzunehmen. Mitbestimmung L 59. Die Mitbestimmung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat ist neben der betrieblichen Mitbestimmung durch Einrichtung eines Be- triebsrats ein gesetzlich geregelter Teil des österreichischen Corporate Governance Systems. Die Arbeitnehmervertretung ist berechtigt, in den Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft für je zwei von der Hauptversammlung gewählte Aufsichtsrats- mitglieder ein Mitglied aus ihren Reihen (nicht aber von außen aus der Gewerkschaft) zu entsenden (Drittelparität). Bei ungerader Zahl der Aktionärsvertreter wird zugunsten der Arbeitnehmervertreter aufgestockt. Die Drittelparität gilt auch für alle Ausschüsse des Aufsichtsrats, außer für Sitzungen und Abstimmungen, welche die Beziehungen zwischen der Gesellschaft und Vorstandsmitgliedern betreffen, ausge- nommen Beschlüsse auf Bestellung oder Widerruf der Be- stellung eines Vorstandsmitglieds sowie auf Einräumung von Optionen auf Aktien der Gesellschaft. Die Arbeitnehmervertreter üben ihre Funktion ehrenamtlich aus und können nur vom Betriebsrat (Zentralbetriebsrat), das aber jederzeit, abberufen werden. Die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmervertreter sind dieselben wie die der Kapitalvertreter; dies gilt insbeson- dere für die Informations- und Überwachungsrechte, die 40 Österreichischer Corporate Governance Kodex Sorgfaltspflicht, die Pflicht zur Verschwiegenheit und eine allfällige Haftung bei Pflichtverletzung. Bei persönlichen Interessenkollisionen haben sich die Arbeitnehmervertreter, wie auch Kapitalvertreter, der Stimme zu enthalten. 41 Österreichischer Corporate Governance Kodex VI. Transparenz und Prüfung Transparenz der Corporate Governance L 60. Die Gesellschaft hat einen Corporate Governance Bericht aufzustellen, der zumindest folgende Angaben enthält10: • die Nennung eines in Österreich oder am jeweiligen Börseplatz allgemein anerkannten Corporate Governance Kodex; • die Angabe, wo dieser öffentlich zugänglich ist; • soweit sie von den Comply or Explain-Regeln des Kodex abweicht, eine Erklärung, in welchen Punkten und aus welchen Gründen diese Abweichung erfolgt11; • wenn sie beschließt, keinem Kodex zu entsprechen, eine Begründung hiefür; • die Zusammensetzung und die Arbeitsweise des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie seiner Ausschüsse; • die Gesamtbezüge der einzelnen Vorstandsmitglieder und die Grundsätze der Vergütungspolitik12; • die Maßnahmen, die zur Förderung von Frauen im Vorstand, im Aufsichtsrat und in leitenden Stellen gesetzt wurden. • das Diversitätskonzept. 10 Ein Mutterunternehmen hat einen konsolidierten Corporate Governance Bericht aufzustellen. Im Anhang 2a des Kodex wird eine Grundstruktur für den Aufbau des Corporate Governance Berichts empfohlen. 11 Im Anhang 2b sind Leitlinien für die Erklärung und Begründung von Abwei- chungen von C-Regeln des Kodex enthalten. 12 Die Angaben zu den Gesamtbezügen der einzelnen Vorstandsmitglieder und zu den Grundsätzen der Vergütungspolitik können erstmals im Corporate Governance Bericht über jenes Geschäftsjahr unterbleiben, das nach dem 10. Juni 2019 beginnt. 42 Österreichischer Corporate Governance Kodex Der Aufsichtsrat hat den Corporate Governance Bericht innerhalb von zwei Monaten nach Vorlage zu prüfen, sich ge- genüber dem Vorstand darüber zu erklären und einen Bericht an die Hauptversammlung zu erstatten. 61. Die Verpflichtung zur Beachtung des Österreichischen Corporate C Governance Kodex (Bekenntnis zum Kodex) ist in den Corporate Governance Bericht aufzunehmen. Der Corporate Governance Bericht ist auf der Website der Gesellschaft zu veröffentlichen. Diese Website ist im Lagebericht anzugeben. Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung Auskünfte zum Corporate Governance Bericht zu verlangen. Für die Berichterstattung über die Umsetzung und Einhaltung der Corporate Governance­-Grundsätze im Unternehmen ist der Vorstand verantwortlich. Für die Einhaltung der Corporate Governance­-Grundsätze und die Begründung von Abweichungen ist jenes Organ verant- wortlich, welches Adressat der jeweiligen Regelung ist. 62. Die Einhaltung der C-Regeln des Kodex hat die Gesellschaft C regelmäßig, mindestens alle drei Jahre durch eine externe Insti- tution evaluieren zu lassen 13 und über das Ergebnis im Corporate Governance Bericht zu berichten. 13 Als Hilfestellung für die freiwillige externe Evaluierung hat der Österreichische Arbeitskreis für Corporate Governance einen Fragebogen entwickelt. Veröffent- licht auf www.corporate-governance.at 43 Österreichischer Corporate Governance Kodex Rechnungslegung und Publizität L 63. Die Gesellschaft veröffentlicht spätestens 2 Handelstage nach dem Erhalt entsprechender Informationen Veränderungen in der Aktionärsstruktur, wenn als Folge des Erwerbes oder der Veräußerung von Aktien der Anteil einzelner Aktionäre an den Stimmrechten 4 vH, 5 vH, 10 vH, 15 vH, 20 vH, 25 vH, 30 vH, 35 vH, 40 vH, 45 vH, 50 vH, 75 vH oder 90 vH erreicht, übersteigt oder unterschreitet. C 64. Die Gesellschaft legt, soweit ihr das bekannt ist, die aktuelle Aktionärsstruktur, differenziert nach geographischer Herkunft und Investortyp, Kreuzbeteiligungen, das Bestehen von Syndi- katsverträgen, Stimmrechtsbeschränkungen, Namensaktien und damit verbundene Rechte und Beschränkungen auf der Website der Gesellschaft offen. Aktuelle Stimmrechtsänderungen (gemäß L-Regel 63) werden umgehend auch auf der Website der Gesell- schaft bekannt gegeben. Die Satzung der Gesellschaft wird auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht. L 65. Die Gesellschaft erstellt den Konzernabschluss und den im Halbjahresfinanzbericht enthaltenen verkürzten Konzern- zwischenbericht nach den International Financial Reporting Standards (IFRS), wie sie von der EU übernommen wurden. Jahresfinanzberichte sind spätestens vier Monate, Halb- jahresfinanzberichte spätestens drei Monate nach Ende der Berichtsperiode zu veröffentlichen und müssen mindestens zehn Jahre lang öffentlich zugänglich bleiben. 44 Österreichischer Corporate Governance Kodex 66. Erstellt die Gesellschaft Quartalsberichte, sind diese nach den C International Financial Reporting Standards, wie sie von der EU übernommen wurden (IAS 34), aufzustellen. Im Rahmen der Jahres- und Zwischenberichterstattung erläutert der Vorstand wesentliche Änderungen oder Abweichungen sowie deren Ursachen und Auswirkungen für das laufende bzw. folgende Geschäftsjahr sowie wesentliche Abweichungen von bisher ver- öffentlichten Umsatz-, Gewinn- und Strategiezielen. 67. Das Unternehmen etabliert über die gesetzlichen Mindesterforder- C nisse hinaus eine externe Kommunikation, die insbesondere durch die Nutzung der Website der Gesellschaft die Informationsbedürfnisse zeitnah und ausreichend deckt. Dabei stellt die Gesellschaft sämt- liche neuen Tatsachen, die sie Finanzanalysten und vergleichbaren Adressaten mitteilt, zeitgleich allen Aktionären zur Verfügung. 68. Die Gesellschaft veröffentlicht Jahresfinanzberichte, Halbjahres- C finanzberichte und alle anderen Zwischenberichte in deutscher und englischer Sprache und macht diese auf der Website der Gesellschaft verfügbar14. Falls der Jahresfinanzbericht einen Konzernabschluss enthält, braucht der im Jahresfinanzbericht enthaltene unternehmensrechtliche Jahresabschluss lediglich in deutscher Sprache veröffentlicht und verfügbar gemacht werden15. 69. Die Gesellschaft legt im Konzernlagebericht eine angemessene L Analyse des Geschäftsverlaufes vor und beschreibt darin 14 Die Sprach- und Drittlandsregelung gemäß § 85 BörseG bleibt davon unberührt. 15 Die Sprach- und Drittlandsregelung gemäß § 85 BörseG bleibt davon unberührt. 45 Österreichischer Corporate Governance Kodex ihre wesentlichen Risiken und Ungewissheiten sowie die wich- tigsten Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungs- legungsprozess. Beschäftigt die Gesellschaft auf kon- zernaler Basis mehr als 500 Arbeitnehmer, ist eine nicht- finanzielle Erklärung in den Konzernlagebericht aufzunehmen.16 C 70. Die Gesellschaft beschreibt im Konzernlagebericht die wesentlichen eingesetzten Risikomanagement-Instrumente in Bezug auf nicht- finanzielle Risiken. Investor Relations/Internet L 71. Die Gesellschaft hat Insider-Informationen, die sie unmittelbar betreffen, sowie erhebliche Veränderungen dieser Infor- mationen unverzüglich der Öffentlichkeit bekannt zu geben (Ad-Hoc Publizität). Die Gesellschaft hat alle Insider-Infor- mationen, die sie der Öffentlichkeit bekannt geben muss, während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren auf ihrer Website anzuzeigen. Die Gesellschaft kann auf eigene Verantwortung die Bekanntgabe von Insider-Infor- mationen aufschieben, wenn die unverzügliche Offenlegung geeignet wäre, ihre berechtigten Interessen zu beeinträchtigen. Der Aufschub ist nur insofern zulässig, als dieser nicht geeignet ist, die Öffentlichkeit irrezuführen, und der Emit- 16 Alternativ kann die Gesellschaft einen nicht-finanzellen Bericht aufstellen. Beschäftigt die Gesellschaft selbst mehr als 500 Arbeitnehmer, muss sie in ihren Lagebericht eine nicht-finanzielle Erklärung aufnehmen, falls sie nicht eine konsolidierte nicht-finanzielle Erklärung oder einen nicht-finanziellen Bericht aufstellt. 46 Österreichischer Corporate Governance Kodex tent in der Lage ist, die Geheimhaltung dieser Informationen sicherzustellen. Der Aufschub der Veröffentlichung einer Insider-Information ist der Finanzmarktaufsicht nach Wegfall der Gründe offen- zulegen. 72. Die Gesellschaft bestimmt eine Ansprechperson für Investor C Relations und veröffentlicht deren Namen und Kontaktmög- lichkeit auf der Website der Gesellschaft. 73. Der Vorstand hat erfolgte Meldungen über Director‘s Dealings17 C unverzüglich auf der Website der Gesellschaft bekannt zu geben und diese Informationen haben dort für mindestens drei Monate zu verbleiben. Die Bekanntgabe kann auch durch Verweis auf die entsprechende Website der Finanzmarktaufsicht erfolgen. 74. Ein Unternehmenskalender wird mindestens zwei Monate vor C Beginn des neuen Geschäftsjahres mit allen für Investoren und andere Stakeholder relevanten Terminen, wie z.B. Veröffentlichung von Geschäfts-­und Quartalsberichten, Hauptversammlungen, Ex- Dividenden-Tag, Dividenden­-Zahltag und Investor Relations­Akti- vitäten auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht. 75. Die Gesellschaft hält regelmäßig, bei entsprechendem Bedarf auch R quartalsweise, Conference Calls oder ähnliche Informationsver- anstaltungen für Analysten und Investoren ab. Dabei sind zu- mindest die verwendeten Informationsunterlagen (Präsenta- tionen) über die Website der Gesellschaft dem Publikum zugänglich 17 Siehe L-Regel 19. 47 Österreichischer Corporate Governance Kodex zu machen. Andere kapitalmarktrelevante Veranstaltungen, wie Hauptversammlungen, sind, soweit wirtschaftlich vertretbar, als Audio- und/oder Videoübertragung auf der Website der Gesellschaft zugänglich zu machen. R 76. Die Gesellschaft macht alle Finanzinformationen zum Unter- nehmen, die auch auf anderem Wege veröffentlicht wurden (z.B. gedruckte Berichte, Presseaussendungen, Ad-hoc-Mel- dungen), auf ihrer Website zeitgleich verfügbar. Falls zusätz- liche Informationen nur über Internet verfügbar gemacht wer- den, muss dies gesondert vermerkt werden. Werden nur Aus- züge veröffentlichter Dokumente auf die Website gestellt, muss dies ebenfalls vermerkt werden und auf die Bezugsquelle des vollständigen Dokuments verwiesen werden. Die Doku- mente weisen das Datum auf, an dem sie ins Internet gestellt wurden. Abschlussprüfung C 77. Im Vertrag über die Durchführung der (Konzern-)Abschlussprüfung hat der Aufsichtsrat festzulegen, dass diese nach internationalen Prüfungsgrundsätzen (ISAs)18 zu erfolgen hat. 18 Gem. Fachgutachten KFS/PG 1 sind bei Abschlussprüfungen für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 15. Dezember 2016 enden und die nach österreichischen Grundsätzen zu erfolgen haben, die International Standards on Auditing (ISA) des International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) der International Federation of Accountants (IFAC), einschließlich der jeweiligen Anwendungshinweise und sonstigen Erläuterungen, anzuwenden. 48 Österreichischer Corporate Governance Kodex 78. Die Unabhängigkeit des (Konzern-)Abschlussprüfers ist es- L sentiell für eine gewissenhafte und unparteiische Prüfung, insbesondere dürfen keine Ausschluss- oder Befangenheits- gründe vorliegen. Die im Konzern wesentlich verantwortlichen Abschlussprüfer dürfen innerhalb von zwei Jahren nach Zeichnung des Be- stätigungsvermerks weder eine Organfunktion noch eine leitende Stellung in der Gesellschaft einnehmen. 79. Der (Konzern-)Abschlussprüfer hat den Vorsitzenden des L Aufsichtsrats und den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses unverzüglich über alle Umstände zu informieren, die seine Ausgeschlossenheit oder Befangenheit begründen könnten. Über Schutzmaßnahmen, die getroffen worden sind, um eine unabhängige und unbefangene Prüfung sicherzustellen, ist dem Prüfungsausschuss zu berichten. 80. Ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesell- L schaft, der oder die in einen Wahlvorschlag aufgenommen werden soll, hat vor Erstattung dieses Wahlvorschlags durch den Aufsichtsrat beziehungsweise vor der Wahl durch die Gesellschafter einen schriftlichen Bericht über folgende Punkte vorzulegen: • aufrechte Eintragung in das öffentliche Register gemäß Abschlussprüfer-Aufsichtsgesetz als Nachweis über die Einbeziehung in ein gesetzliches Qualitätssiche- rungssystem; • Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; 49 Österreichischer Corporate Governance Kodex • Darlegung aller Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten sowie jene Schutz- maßnahmen, die getroffen worden sind, um eine unab- hängige Prüfung sicherzustellen; • eine nach Leistungskategorien gegliederte Aufstellung über das für das vorangegangene Geschäftsjahr von der Gesellschaft erhaltene Entgelt. L 81. Der Aufsichtsrat hat unverzüglich nach der Wahl mit dem gewählten (Konzern-) Abschlussprüfer den Vertrag über die Durchführung der Abschlussprüfung abzuschließen und das Entgelt zu vereinbaren. Das Entgelt hat in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben des (Konzern-)Abschlussprüfers und dem voraussichtlichen Umfang der Prüfung zu stehen. Der Prüfungsvertrag und die Höhe des vereinbarten Ent- gelts dürfen an keinerlei Voraussetzungen oder Bedingungen geknüpft werden und nicht davon abhängen, ob der (Konzern-) Abschlussprüfer neben der Prüfungstätigkeit zusätzliche Leistungen für die geprüfte Gesellschaft erbringt. C 81a. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses hat den (Konzern-) Abschlussprüfer zusätzlich zu den im Gesetz vorgesehenen Fällen zu einer weiteren Sitzung einzuladen. In dieser Sitzung ist auch festzulegen, wie die wechselseitige Kommunikation zwischen (Konzern-)Abschlussprüfer und dem Prüfungsausschuss zu erfolgen hat. Im Rahmen dieser Sitzungen hat es auch die Gelegenheit zu geben, dass ein Austausch zwischen dem Prüfungsausschuss und dem (Konzern-) Abschlussprüfer ohne Beisein des Vorstandes stattfinden kann. Bei Bedarf lädt der Vorsitzende des Prüfungsausschusses den (Konzern-)Abschlussprüfer zu weiteren Sitzungen des Prüfungsausschusses ein. 50 Österreichischer Corporate Governance Kodex 82. Der Aufsichtsrat und der Prüfungsausschuss werden über L das Ergebnis der (Konzern-)Abschlussprüfung in Form der vorgeschriebenen Prüfungsberichte und der Ausübung der Redepflicht des (Konzern-)Abschlussprüfers informiert. 82a. Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat nach Abschluss der Konzern- C abschlussprüfung eine Aufstellung vorzulegen, aus der die gesamten Aufwendungen für die Prüfungen in sämtlichen Konzerngesellschaften ersichtlich sind, und zwar gesondert nach Aufwendungen für den Konzernabschlussprüfer, für Mitglieder des Netzwerks, dem der Konzernabschlussprüfer angehört, und für andere im Konzern tätige Abschlussprüfer. 83. Darüber hinaus hat der Abschlussprüfer auf Grundlage der vorge- C legten Dokumente und der zur Verfügung gestellten Unterlagen die Funktionsfähigkeit des Risikomanagements zu beurteilen und dem Vorstand zu berichten. Dieser Bericht ist ebenfalls dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats zur Kenntnis zu bringen. Dieser hat Sorge zu tragen, dass der Bericht im Prüfungsausschuss behandelt wird und im Aufsichtsrat darüber berichtet wird. 51 Österreichischer Corporate Governance Kodex 52 Österreichischer Corporate Governance Kodex Anhang 1 Leitlinien für die Unabhängigkeit Ein Aufsichtsratsmitglied ist als unabhängig anzusehen, wenn es in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu der Gesellschaft oder deren Vorstand steht, die einen materiellen Interessenkonflikt begründet und daher geeignet ist, das Verhalten des Mitglieds zu beeinflussen. Der Aufsichtsrat soll sich bei der Festlegung der Kriterien für die Beur- teilung der Unabhängigkeit eines Aufsichtsratsmitglieds auch an folgenden Leitlinien orientieren: • Das Aufsichtsratsmitglied soll in den vergangenen fünf Jahren nicht  Mitglied des Vorstands oder leitender Angestellter der Gesellschaft oder eines Tochterunternehmens der Gesellschaft gewesen sein. • Das Aufsichtsratsmitglied soll zu der Gesellschaft oder einem Tochterunternehmen der Gesellschaft kein Geschäftsverhältnis in einem für das Aufsichtsratsmitglied bedeutenden Umfang unterhalten oder im letzten Jahr unterhalten haben. Dies gilt auch für Geschäftsverhältnisse mit Unternehmen, an denen das Aufsichtsratsmitglied ein erhebliches wirtschaftliches Interesse hat, jedoch nicht für die Wahrnehmung von Organfunktionen im Konzern. Die Genehmigung einzelner Geschäfte durch den Aufsichtsrat gemäß L-Regel 48 führt nicht automatisch zur Qualifikation als nicht unabhängig. • Das Aufsichtsratsmitglied soll in den letzten drei Jahren nicht Abschlussprüfer der Gesellschaft oder Beteiligter oder Angestellter der prüfenden Prüfungsgesellschaft gewesen sein. 53 Österreichischer Corporate Governance Kodex • Das Aufsichtsratsmitglied soll nicht Vorstandsmitglied in einer anderen Gesellschaft sein, in der ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft Aufsichtsratsmitglied ist. • Das Aufsichtsratsmitglied soll nicht länger als 15 Jahre dem Aufsichtsrat angehören. Dies gilt nicht für Aufsichtsratsmitglieder, die Anteilseigner mit einer unternehmerischen Beteiligung sind oder die Interessen eines solchen Anteilseigners vertreten. • Das Aufsichtsratsmitglied soll kein enger Familienangehöriger (direkte Nachkommen, Ehegatten, Lebensgefährten, Eltern, Onkeln, Tanten, Geschwister, Nichten, Neffen) eines Vorstandsmitglieds oder von Personen sein, die sich in einer in den vorstehenden Punkten beschriebenen Position befinden. 54 Österreichischer Corporate Governance Kodex Anhang 2a Aufstellung des Corporate Governance-Berichts Für den Aufbau des Corporate Governance-Berichts wird folgende Grundstruktur empfohlen (entspricht der Empfehlung des AFRAC- Austrian Financial Reporting und Auditing Committee)19: 1. Bekenntnis zum Corporate Governance Kodex 2. Zusammensetzung der Organe und Organbezüge 3. Angaben zur Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat 4. Maßnahmen zur Förderung von Frauen 5. Beschreibung des Diversitätskonzepts 6. Allfälliger Bericht über eine externe Evaluierung 7. Veränderungen nach dem Abschlussstichtag In den nachfolgenden Abschnitten wird dargestellt, welche konkreten Angaben zu den einzelnen hier angeführten Gliederungspunkten erforderlich sind, wobei die Inhalte sich einerseits aus dem Gesetz (§ 243c UGB) und andererseits aus den C-Regeln (Comply or Explain) des ÖCGK ergeben. 1. Bekenntnis zum Kodex Dieser Abschnitt des Corporate Governance-Berichts hat folgende Angaben zu enthalten (§ 243c Abs. 1 UGB): 19 Siehe AFRAC-Stellungnahme 22 Corporate Governance Bericht, www.afrac.at. 55 Österreichischer Corporate Governance Kodex • Bekenntnis zum ÖCGK und Angabe, wo dieser öffentlich zugänglich ist. • Angabe, von welchen C-Regeln des ÖCGK die Gesellschaft abweicht. Jede Abweichung muss erklärt und begründet werden, um ein kodexkonformes Verhalten zu erreichen (Siehe Anhang 2b). 2. Zusammensetzung der Organe und Organbezüge Hinsichtlich der Mitglieder des Vorstands hat der Corporate Governance- Bericht folgende Angaben zu enthalten (vgl. auch § 243c Abs. 2 Z 1 UGB): • Name, Geburtsjahr sowie Datum der Erstbestellung und des Endes der laufenden Funktionsperiode jedes Vorstandsmitglieds sowie Angabe des Vorsitzenden des Vorstands und gegebenenfalls seines Stellvertreters (C-Regel 16); • Aufsichtsratsmandate oder vergleichbare Funktionen in anderen in- und ausländischen, nicht in den Konzernabschluss einbezogenen Gesellschaften für jedes Vorstandsmitglied (C-Regel 16); • die im Geschäftsjahr gewährten fixen und variablen Vergütungen für jedes einzelne Vorstandsmitglied; dies gilt auch dann, wenn die Vergütungen über eine Managementgesellschaft geleistet werden (§ 243c Abs. 2 Z 3 UGB und C-Regel 31). Hinsichtlich der Mitglieder des Aufsichtsrats sind folgende Angaben in den Corporate Governance-Bericht aufzunehmen: • Name, Geburtsjahr sowie Datum der Erstbestellung und des Endes der laufenden Funktionsperiode jedes Aufsichtsratsmitglieds (C-Regel 58); • Vorsitzender und stellvertretende Vorsitzende (C-Regel 58); 56 Österreichischer Corporate Governance Kodex • die im Geschäftsjahr gewährten Vergütungen für jedes Auf- sichtsratsmitglied einzeln (C-Regel 51); • Mitgliedschaft in den Ausschüssen des Aufsichtsrats unter Angabe des Vorsitzes (§ 243c Abs. 2 Z 1 UGB); • Aufsichtsratsmandate oder vergleichbare Funktionen in anderen in- und ausländischen börsenotierten Gesellschaften für jedes Aufsichtsratsmitglied (C-Regel 58); • gegebenenfalls Gegenstand und Entgelt von gemäß § 95 Abs. 5 Z 12 AktG zustimmungspflichtigen Verträgen (C-Regel 49). In Bezug auf die Unabhängigkeit der Mitglieder des Aufsichtsrats sind zumindest nachfolgende Angaben im Corporate Governance-Bericht anzuführen: • Darstellung der vom Aufsichtsrat festgelegten Kriterien für die Unabhängigkeit (C-Regel 53); • Darstellung, welche Mitglieder als unabhängig anzusehen sind; eine Darstellung, welche Mitglieder als nicht unabhängig anzusehen sind, ist ebenfalls ausreichend (C-Regel 53); • Darstellung, welche der unabhängigen Mitglieder des Aufsichtsrats nicht Anteilseigner mit einer Beteiligung von mehr als 10 % sind oder die Interessen eines solchen Anteilseigners vertreten (C-Regel 54). Weiters sind gemäß § 243c Abs. 2 Z 3 UGB die Grundsätze der Ver- gütungspolitik anzugeben; diese haben zumindest zu enthalten (C-Regel 30): • Grundsätze, nach denen Aktienoptionsprogramme im Unternehmen aufgelegt werden; • die im Unternehmen für die variable Vergütung des Vorstands angewandten Grundsätze, insbesondere an welche Leistungskriterien eine variable Vergütung anknüpft; die Methoden, anhand derer die 57 Österreichischer Corporate Governance Kodex Erfüllung der Leistungskriterien festgestellt wird; die für die variable Vergütung bestimmten Höchstgrenzen; vorgesehene Eigenanteile und Fristen bei Aktienoptions- und -übertragungsprogrammen; ebenso ist über wesentliche Änderungen gegenüber dem Vorjahr zu berichten; • das Verhältnis der fixen zu den variablen Bestandteilen der Ge- samtbezüge des Vorstands; • die Grundsätze der vom Unternehmen für den Vorstand gewährten betrieblichen Altersversorgung und deren Voraussetzungen; • die Grundsätze für Anwartschaften und Ansprüche des Vorstands im Falle der Beendigung der Funktion; • das Bestehen einer allfälligen D&O-Versicherung, wenn die Kosten von der Gesellschaft getragen werden. Handelt es sich bei der Gesellschaft um eine Europäische Aktien- gesellschaft, die dem Verwaltungsratssystem folgt, so sind die für die Mitglieder des Vorstands vorgesehenen Angaben für die ge- schäftsführenden Direktoren zu machen und die für die Mitglieder des Aufsichtsrats vorgesehenen Angaben für die Mitglieder des Verwaltungsrats. 3. Angaben zur Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat Gemäß § 243c Abs. 2 Z 1 UGB ist im Corporate Governance-Bericht die Arbeitsweise des Vorstands anzugeben. Gemäß C-Regel 16 hat diese Angabe zumindest die Kompetenzverteilung im Vorstand zu enthalten. Darüber hinaus können beispielsweise Geschäfte und Maßnahmen, die über § 95 Abs. 5 AktG hinausgehen und zu welchen der Vorstand nach der Satzung oder der Geschäftsordnung die Zustimmung des Aufsichtsrats einzuholen hat, angegeben werden. 58 Österreichischer Corporate Governance Kodex Weiters erfordert § 243c Abs. 2 Z 1 UGB die Angabe der Arbeitsweise des Aufsichtsrats sowie seiner Ausschüsse und somit zumindest folgende Angaben: • Anzahl und Art der Ausschüsse des Aufsichtsrats und deren Ent- scheidungsbefugnisse (C-Regel 34); • Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr und Bericht über die Schwerpunkte seiner Tätigkeit (C-Regel 36); • Anzahl der Sitzungen der Ausschüsse im Geschäftsjahr und Bericht über ihre Tätigkeit (C-Regel 39); • Vermerk, falls Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats nicht persönlich teilgenommen haben (C-Regel 58). 4. Maßnahmen zur Förderung von Frauen Hinsichtlich der Förderung von Frauen hat der Corporate Governance- Bericht gemäß § 243c Abs. 2 Z 2 UGB zumindest folgende Angaben zu enthalten: • Angabe des Frauenanteils im Vorstand, im Aufsichtsrat und in lei- tenden Stellungen (§ 80 AktG) im Unternehmen; • Beschreibung der im Unternehmen bestehenden und im Berichtsjahr getroffenen Maßnahmen zur Förderung von Frauen im Vorstand, im Aufsichtsrat und in leitenden Stellungen der Gesellschaft. 5. Beschreibung des Diversitätskonzepts • Die Verpflichtung zur Beschreibung des Diversitätskonzepts betrifft nur Aktiengesellschaften, die zur Erstellung eines Corporate-Governance- Berichts verpflichtet sind und als große Aktiengesellschaften 59 Österreichischer Corporate Governance Kodex qualifiziert werden. Unternehmen von öffentlichem Interesse gem. § 189a Z 1 UGB, sind - sofern sie nicht gleichzeitig auch große Aktiengesellschaften sind - von dieser Verpflichtung nicht betroffen. • Die betroffenen Unternehmen haben im Corporate Governance- Bericht das im Unternehmen bestehende Diversitätskonzept zu beschreiben, das bei der Besetzung von Vorstand und Aufsichtsrat in Bezug auf Kriterien wie Alter, Geschlecht und Bildungs- und Berufshintergrund verfolgt wird. Weiters müssen die Ziele und die Art und Weise der Umsetzung dieses Diversitätskonzepts und die Ergebnisse im Berichtszeitraum dargestellt werden. Gibt es in einem berichtspflichtigen Unternehmen ein solches Diversitätskonzept nicht, so ist dies zu begründen. 6. Allfälliger Bericht über eine externe Evaluierung • Falls im Sinne der C-Regel 62 die Einhaltung der C-Regeln des Kodex durch eine externe Institution evaluiert wurde, ist über das Ergebnis zu berichten. 7. Veränderungen nach dem Abschlussstichtag • Es wird empfohlen, Veränderungen von berichtspflichtigen Sach- verhalten, die sich zwischen dem Abschlussstichtag und dem Zeitpunkt der Aufstellung des Corporate Governance-Berichts ergeben, im Corporate Governance-Bericht darzustellen, falls sie wesentlich sind. 60 Österreichischer Corporate Governance Kodex Anhang 2b Leitlinien für die Erklärung und Begründung einer Abweichung vom Kodex Die Gesellschaft soll angeben, von welchen C-Regeln des Kodex sie abgewichen ist und für jede Abweichung (a) erläutern, in welcher Weise sie abgewichen ist; (b) die Gründe für die Abweichung darlegen; (c) beschreiben, auf welchem Wege die Entscheidung für eine Ab- weichung innerhalb des Unternehmens getroffen wurde; (d) falls die Abweichung zeitlich befristet ist, erläutern, wann das Unternehmen die betreffende Regel einzuhalten beabsichtigt; (e) falls anwendbar, die anstelle der regelkonformen Vorgehensweise gewählte Maßnahme beschreiben und erläutern, wie diese Maß- nahme zur Erreichung des eigentlichen Ziels der betreffenden Regel oder des Kodex insgesamt beiträgt, oder präzisieren, wie diese Maßnahme zu einer guten Unternehmensführung beiträgt. Die oben genannten Angaben sollen hinreichend klar, präzise und umfassend sein, damit die Aktionäre, Anleger und sonstigen Beteiligten beurteilen können, welche Konsequenzen sich aus der Abweichung von einer bestimmten Regel ergeben. Dabei sollte auch auf die spezifischen Merkmale und Gegebenheiten der Gesellschaft eingegangen werden, wie Größe, Unternehmens- oder Beteiligungsstruktur oder sonstige relevante Charakteristika. 61 Österreichischer Corporate Governance Kodex Die Begründungen für Abweichungen sollten im Corporate Governance- Bericht gut erkennbar präsentiert werden, damit sie für Aktionäre, Anleger und sonstige Beteiligte leicht zu finden sind. 62 Österreichischer Corporate Governance Kodex Anhang 3 Im Interesse größtmöglicher Transparenz sind alle an der Wiener Börse notierten ausländischen Gesellschaften aufgerufen, die Bestimmungen des für sie geltenden Gesellschaftsrechts zumindest hinsichtlich der nachstehend angeführten Regelungen auf ihrer Website zu veröffent- lichen und laufend zu aktualisieren. Keine Zeichnung eigener Aktien Die Gesellschaft darf keine eigenen Aktien zeichnen. Ein Tochterunternehmen darf als Gründer oder Zeichner oder in Ausübung eines Bezugsrechts eine Aktie der Gesellschaft nicht übernehmen. Die Wirksamkeit einer solchen Übernahme wird durch einen Verstoß gegen diese Vorschrift nicht berührt. Wer als Gründer oder Zeichner oder in Ausübung eines Bezugsrechts eine Aktie für Rechnung der Gesellschaft oder eines Tochterunternehmens übernommen hat, kann sich nicht darauf berufen, dass er die Aktie nicht für eigene Rechnung übernommen hat. Er haftet ohne Rücksicht auf Vereinbarungen mit der Gesellschaft oder dem Tochterunternehmen auf die volle Einlage. Bevor er die Aktie für eigene Rechnung übernommen hat, stehen ihm keine Rechte aus der Aktie zu. 63 Österreichischer Corporate Governance Kodex Keine Rückgewähr der Einlagen Den Aktionären dürfen die Einlagen nicht zurückgewährt werden; sie haben, solange die Gesellschaft besteht, nur Anspruch auf den Bilanzgewinn, der sich aus der Jahresbilanz ergibt, soweit er nicht nach Gesetz oder Satzung von der Verteilung ausgeschlossen ist. Als Rückgewähr von Einlagen gilt nicht die Zahlung des Erwerbspreises beim zulässigen Erwerb eigener Aktien. Gewinnbeteiligung der Aktionäre Die Anteile der Aktionäre am Gewinn bestimmen sich nach ihren Anteilen am Grundkapital. Sind die Einlagen auf das Grundkapital nicht auf alle Aktien in demselben Verhältnis geleistet, so erhalten die Aktionäre aus dem verteilbaren Gewinn vorweg einen Betrag von vier vom Hundert der geleisteten Einlagen; reicht der Gewinn dazu nicht aus, so bestimmt sich der Betrag nach einem entsprechend niedrigeren Satz. Einlagen, die im Lauf des Geschäftsjahres geleistet wurden, werden nach dem Verhältnis der Zeit berücksichtigt, die seit der Leistung verstrichen ist. Die Satzung kann eine andere Art der Gewinnverteilung bestimmen. Satzungsänderung Jede Satzungsänderung bedarf eines Beschlusses der Hauptver- sammlung. Die Befugnis zu Änderungen, die nur die Fassung betreffen, kann die Hauptversammlung dem Aufsichtsrat übertragen. 64 Österreichischer Corporate Governance Kodex Der Beschluss kann nur gefasst werden, wenn die beabsichtigte Satzungsänderung nach ihrem wesentlichen Inhalt ausdrücklich und fristgemäß angekündigt worden ist. Die rechtswirksam getroffenen Festsetzungen über Sondervorteile, Gründungsaufwand, Sacheinlagen und Sachübernahmen können erst nach Ablauf der Verjährungsfrist geändert werden. Der Beschluss der Hauptversammlung bedarf einer Mehrheit, die mindestens drei Viertel des bei der Beschlussfassung vertretenen Grundkapitals umfasst. Die Satzung kann diese Mehrheit durch eine andere Kapitalmehrheit, für eine Änderung des Gegenstandes des Unternehmens jedoch nur durch eine größere Kapitalmehrheit ersetzen. Sie kann noch andere Erfordernisse aufstellen. Soll das bisherige Verhältnis mehrerer Gattungen von Aktien zum Nachteil einer Gattung geändert werden, so bedarf der Beschluss der Hauptversammlung zu seiner Wirksamkeit eines in gesonderter Abstimmung gefassten Beschlusses der benachteiligten Aktionäre; für diesen gelten Satz 1 und 2 des vorigen Absatzes. Die benachteiligten Aktionäre können den Beschluss nur fassen, wenn die gesonderte Abstimmung ausdrücklich und fristgemäß angekündigt worden ist. Ausschluss des Bezugsrechts Im Falle einer Kapitalerhöhung muss jedem Aktionär auf sein Verlangen ein seinem Anteil an dem bisherigen Grundkapital entsprechender Teil der neuen Aktien zugeteilt werden. 65 Österreichischer Corporate Governance Kodex Das Bezugsrecht kann ganz oder teilweise nur im Beschluss über die Erhöhung des Grundkapitals ausgeschlossen werden. In diesem Fall bedarf der Beschluss neben den in Gesetz oder Satzung für die Kapitalerhöhung aufgestellten Erfordernissen einer Mehrheit, die mindestens drei Viertel des bei der Beschlussfassung vertretenen Grundkapitals umfasst. Die Satzung kann diese Mehrheit durch eine größere Kapitalmehrheit ersetzen und noch andere Erfordernisse aufstellen. Erwerb eigener Aktien Der Emittent hat die nach nationalem Recht geltende Regelung betreffend Erwerb eigener Aktien offen zu legen. Insbesondere ist Folgendes anzugeben: • zu welchen Zwecken dürfen eigene Aktien erworben werden, • die maximale Höhe des nach nationalem Recht zulässigen Anteils am Grundkapital beim Erwerb eigener Aktien, • Regelungen betreffend die Dauer des Rückkaufprogramms, • die erforderlichen Beschlüsse, einschließlich der nach nationalem Recht zuständigen Organe und der Höhe der notwendigen Mehr- heitserfordernisse der erforderlichen Beschlüsse, • die mit dem Erwerb eigener Aktien einhergehenden Pflichtver- öffentlichungen. Dasselbe gilt sinngemäß für die Veräußerung eigener Aktien. 66 Österreichischer Corporate Governance Kodex Anhang 4 Kurzübersicht zum österreichischen Aktienrecht In der Folge wird eine kurze und auf die für die Governance wesentlichen Punkte ausgerichtete Übersicht zu den Bestimmungen des österreichischen Aktiengesetzes geboten.20 Damit soll das Verständnis des Kodex erleichtert werden. Diese Darstellung ist für die Beantwortung von Rechtsfragen nicht geeignet. Seit Oktober 2004 gilt in Österreich die Verordnung über die Europäische Aktiengesellschaft. Seither besteht die Möglichkeit, mit gewissen Einschränkungen auch das one-tier System (Verwaltungsrat) über entsprechende Satzungsregelungen einzuführen. Da der Kodex auf diese Besonderheit nicht eingeht, wird diese Option nicht weiter dargestellt. Im Wesentlichen sind bei der börsennotierten Europäischen Aktiengesellschaft die für den Vorstand geltenden Regeln auf die geschäftsführenden Direktoren und die für den Aufsichtsrat geltenden Regeln auf den Verwaltungsrat anzuwenden. Das AktRÄG 2009 und das GesRÄG 2011 haben die Unterschiede zwischen börsenotierter und „privater“ Aktiengesellschaft erweitert. Dies betrifft insbesondere die Einberufung und Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Verpflichtung, dass die nur mehr bei einer börsenotierten Gesellschaft zugelassen Inhaberaktien über Wertpapierdepots gehalten werden dürfen. Inhaberaktien, die noch in Urkundenform direkt vom Aktionär gehalten werden, müssten spätestens bis Ende 2013 in ein Wertpapiergirokonto eingereiht 20 Stand November 2017: Wichtige Änderungen sind insbesondere durch die bis Juni 2019 in das nationale Recht umzusetzende geänderte Aktionärsrechterichtlinie zu erwarten. 67 Österreichischer Corporate Governance Kodex werden. Damit wird eine Forderung der Financial Action Task Force umgesetzt, anonyme Wertpapiertransaktionen wegen der Gefahr der Geldwäsche zu unterbinden. Namensaktien sind bei börsenotierten Gesellschaften weiterhin zulässig, es sind aber die Angaben im Aktienbuch zu erweitern (wie insbesondere Treuhandverhältnisse). Die Tatsache der Börsenotierung ist nunmehr im Firmenbuch ebenso wie die Internetseite der Gesellschaft einzutragen. In der Folge werden die für die börsenotierte Gesellschaft wesentlichen Regelungen dargestellt. Das mit Beginn 2018 in Kraft tretende BörseG 2018 hat den bisherigen amtlichen Handel und geregelten Freiverkehr in dem Segment des geregelten Marktes zusammengefasst. Die Vorgaben der Marktmissbrauchsverordnung (EU) Nr. 596/2014 sind aber auch von Gesellschaften zu beachten, deren Aktien über ein multilaterales Handelssystem gehandelt werden. Organisation der AG Die Organisation der Aktiengesellschaft beruht auf drei Organen, nämlich Hauptversammlung, Aufsichtsrat und Vorstand, die nach dem Prinzip der Gewaltentrennung eingerichtet sind. Die Hauptversammlung wählt den Aufsichtsrat auf höchstens fünf Jahre, kann ihn aber mit qualifizierter Mehrheit (die durch die Satzung auf die einfache Mehrheit herabgesetzt werden kann) vorzeitig abberufen. Über Antrag einer Minderheit von 10 % kann das Gericht aus wichtigem Grund von der Hauptversammlung gewählte sowie von Aktionären entsandte Mitglieder vorzeitig abberufen. Der Aufsichtsrat wählt auf höchstens fünf Jahre den Vorstand; eine vorzeitige Abberufung des Vorstands ist nur aus wichtigem Grund (Pflichtverletzung, Misstrauensvotum der Hauptversammlung) durch den Aufsichtsrat möglich. Der Vorstand 68 Österreichischer Corporate Governance Kodex leitet die Gesellschaft unter eigener Verantwortung, unterliegt also weder Weisungen der Hauptversammlung noch des Aufsichtsrats. Gewisse, im Gesetz aufgezählte wichtige Geschäfte unterliegen der vorangehenden Zustimmung des Aufsichtsrats; dafür können entweder in der Satzung oder in der Geschäftsordnung Betragsgrenzen festgelegt werden. Ebenso kann der Vorstand von sich aus oder im Falle genehmigungspflichtiger Geschäfte der Aufsichtsrat eine Entscheidung der Hauptversammlung zur Genehmigung vorlegen, was üblicherweise nur bei ganz grundlegenden Umstrukturierungen (etwa Veräußerung wesentlicher Teilbereiche oder Beteiligungen) geschieht. Nach der Lehre besteht bei sogenannten Strukturentscheidungen, wie etwa Verkauf oder Ausgliederung prägender Teile des Unternehmens eine „ungeschriebene“ Zuständigkeit der Hauptversammlung. Aktionäre, Hauptversammlung Für die Aktionäre gilt das Gebot der Gleichbehandlung, soweit nicht sachlich gerechtfertigte Unterschiede bestehen, wie etwa in gewissen Fällen bei Konzernbeziehungen. Die Aktionärsrechte werden in der Hauptversammlung ausgeübt; zumindest einmal im Jahr (spätestens im achten Monat nach Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres) hat eine ordentliche Hauptversammlung stattzufinden. Das Börserecht verlangt die Offenlegung des Jahresfinanzberichts spätestens vier Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres. Die ordentliche Hauptversammlung der meisten Gesellschaften findet im vierten bis sechsten Monat nach Ablauf des Geschäftsjahres statt. Es kann aber jederzeit eine außerordentliche Hauptversammlung von Vorstand, Aufsichtsrat oder einer Minderheit von 5 % der Aktien einberufen werden. 69 Österreichischer Corporate Governance Kodex Die Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung ist spätestens am 28. Tag vor dem Hauptversammlungstermin zu veröffentlichen, die für eine außerordentliche Hauptversammlung spätestens am 21. Tag vorher. Die Einberufung ist nicht nur in der Wiener Zeitung zu veröffentlichen, sondern auch über ein für Kapitalmarktmeldungen geeignetes Medium (wie Reuters, Bloomberg) zu verbreiten. Die FMA kann durch eine Verordnung vorgeben, welches Informationssystem geeignet ist. Weiters sind Informationen über die Hauptversammlung auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen. Spätestens am 21. Tag vor der Hauptversammlung sind auch die Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat bei der Gesellschaft aufzulegen. Eine Minderheit von 5% hat das Recht auf die Ergänzung der Tagesordnung einer bereits einberufenen Hauptversammlung. Das Verlangen muss der Gesellschaft bei einer ordentlichen Hauptversammlung spätestens am 21. Tag, bei einer außerordentlichen Hauptversammlung spätestens am 19. Tag vor der Versammlung zugehen. Die Beschlussvorschläge und die wesentlichen Informationen und Unterlagen für die Hauptversammlung sind außerdem am 21. Tag vor der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft den Aktionären zugänglich zu machen. Die Teilnahmeberechtigung an der Hauptversammlung ergibt sich bei Inhaberaktien aus der Aktionärseigenschaft am Ende des 10. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), welche durch eine Bestätigung der Depotbank nachzuweisen ist. Die Anmeldung zur Teilnahme und die Depotbestätigung müssen der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung zugehen. Für die Gestaltung der Depotbestätigung genügt ein Dokument im Textformat; es ist ein Dokument auszustellen, welches die im AktG vorgegebenen Mindestangaben enthält, wobei auch eine Bestätigung in englischer Sprache ausreichend ist. Für die Übermittlung der 70 Österreichischer Corporate Governance Kodex Depotbestätigung ist die Versendung über SWIFT vorgesehen. Die Satzung kann die Übersendung eines eingescannten Dokuments per E-Mail zulassen. Jeder Aktionär kann sich auf Grund einer schriftlichen Vollmacht vertreten lassen. Für die Erteilung der Vollmacht genügt bei Fehlen einer Satzungsregelung die Übersendung durch Telefax oder E-Mail. Im Falle der Bevollmächtigung der Depotbank ist eine Bestätigung der Bank, dass dieser Vollmacht erteilt worden ist, ausreichend. Die anonyme Teilnahme über einen Legitimationsaktionär („Fremdbesitz“) ist nicht zulässig. Mit Umsetzung der Aktionärsrechte-Richtlinie sind die Teilnahme- möglichkeiten der Aktionäre wesentlich gestärkt worden. Anstelle der „klassischen“ Präsenzhauptversammlung kann die Satzung vorsehen, dass die Hauptversammlung zeitgleich an mehreren Orten im Inland oder Ausland abgehalten wird (Satellitenversammlung) oder dass Aktionäre über eine akustische, gegebenenfalls auch optische Zweiweg-Verbindung teilnehmen und auch die Stimme elektronisch abgeben können. Neben der elektronischen Fernabstimmung kann die Satzung auch die Abstimmung per Brief zulassen. Wenn die Satzung eine Form der Fernteilnahme nicht vorschreibt, sondern diese Möglichkeiten bloß eröffnet, so entscheidet über die Form der Teilnahme der Vorstand mit der Zustimmung des Aufsichtsrates. Über die Durchführung der unterschiedlichen Teilnahmeformen ist in der Einladung zur Hauptversammlung detailliert zu informieren. Eine Minderheit von 1 % hat das Recht, dass von ihr erstattete Beschlussvorschläge auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden. Dies schließt es aber nicht aus, dass in der Hauptversammlung selbst zu den vorgesehenen Tagesordnungspunkten Gegenanträge gestellt werden. Nur bei Wahlen in den Aufsichtsrat 71 Österreichischer Corporate Governance Kodex müssen die Wahlvorschläge spätestens am fünften Tag vor der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein. In der Hauptversammlung haben die Aktionäre das Recht, zu allen Tagesordnungspunkten Fragen und Anträge zu stellen. Anträge können nur bei Deckung durch einen Punkt der Tagesordnung gestellt werden. Zum Tagesordnungspunkt der Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat kann die Abstimmung über eine Sonderprüfung beantragt werden. Die unberechtigte Verweigerung der Beantwortung oder eine unzureichende Antwort kann zur Anfechtbarkeit des Beschlusses führen. Die Hauptversammlung beschließt grundsätzlich mit einfacher Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen. Mehrstimmrechtsaktien sind gesetzlich verboten. Es besteht die Möglichkeit sogenannter stimmrechtsloser Vorzugsaktien, bei denen das Stimmrecht ruht, solange die Vorzugsdividende vollständig (inklusive allfälliger Nachzahlungen) geleistet wird. Bei Eingriffen in das Vorzugsrecht ist eine Sonderabstimmung der Vorzugsaktionäre vorgeschrieben. Weiters kann die Satzung Höchststimmrechte vorsehen, wonach ein Aktionär unabhängig von der Höhe seines Aktienbesitzes mit seinem Stimmrecht auf einen bestimmten in der Satzung festgelegten Prozentsatz begrenzt ist. In den letzten Jahren ist aber deutlich die Tendenz festzustellen, zum Prinzip “one share - one vote” überzugehen. In der ordentlichen Hauptversammlung berichtet der Vorstand über die Lage des Unternehmens und beantragt die vom Aufsichtsrat genehmigte Gewinnverteilung. Die Aktionäre sind bei dem Gewinnausschüttungsbeschluss an den Bilanzgewinn gebunden, sodass letztlich über die Dividendenpolitik Vorstand und Aufsichtsrat 72 Österreichischer Corporate Governance Kodex die Entscheidung haben. Die Satzung kann lediglich vorsehen, dass die Hauptversammlung einen Teil des Bilanzgewinns auf neue Rechnung vorträgt. Weiters ist die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat Gegenstand der ordentlichen Hauptversammlung, wobei der Entlastungsbeschluss nur eine Vertrauenskundgebung ist und nicht von einer allfälligen Haftung befreit. Die Hauptversammlung wählt die Mitglieder des Aufsichtsrats und den Abschlussprüfer. Als Aufsichtsrat können nur solche Personen gewählt werden, bei denen der Wahlvorschlag sowie die dazugehörenden Informationen und Erklärungen spätestens am fünften Werktag vor der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht worden sind. Die Hauptversammlung beschließt über Satzungsänderungen (grundsätzlich Dreiviertelmehrheit) und Umgründungsmaßnahmen (wie Verschmelzung, Spaltung, auch hier grundsätzlich Dreiviertelmehrheit). Aufsichtsrat Die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder wird durch die Satzung festgelegt; der Aufsichtsrat muss aus zumindest drei Mitgliedern (ohne Arbeitnehmervertreter) bestehen; die Satzung kann eine Höchstzahl, aber auch einen Rahmen festlegen. Zusätzlich ist die Arbeitnehmervertretung (Konzernvertretung) berechtigt (aber nicht verpflichtet), für je zwei Aktionärsvertreter einen Arbeitnehmervertreter in den Aufsichtsrat zu entsenden. Im Übrigen besteht für den Aufsichtsrat (außerhalb der Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretung) ein Verbot, dass Mitglieder des Vorstands oder Arbeitnehmer dem Aufsichtsrat als Aktionärsvertreter angehören. Vorstandsmitglieder können erst nach einer cooling off Periode von zwei Jahren in den Aufsichtsrat wechseln, außer die Wahl wird von 25 % der Aktionäre 73 Österreichischer Corporate Governance Kodex unterstützt. Seit 2018 sieht das Gleichstellungsgesetz von Frauen und Männern im Aufsichtsrat vor, dass der Aufsichtsrat zumindest zu 30 % aus Frauen bestehen muss, außer der Aufsichtsrat besteht aus weniger als sechs Kapitalvertretern oder der Frauenanteil an der Belegschaft der Gesellschaft beträgt weniger als 20 %. Die Quote von 30 % bezieht sich auf den gesamten Aufsichtsrat (einschließlich Arbeitnehmervertreter) außer die Bank der Kapitalvertreter oder der Arbeitnehmervertreter bewirkt durch einen Widerspruch, dass auf die beiden Gruppen gesondert abzustellen ist. Wird die Regelung verletzt, so ist die Bestellung nichtig. Sofern die Satzung nicht eine Verhältniswahl vorsieht, ist über jedes Aufsichtsratsmitglied einzeln abzustimmen. Wenn zumindest drei Mitglieder zu wählen sind, kann eine Minderheit von 1 % die Wahl von Gegenkandidaten beantragen. Wenn ein Gegenkandidat bei jeder Abstimmung (bis auf die letzte) zumindest ein Drittel aller abgegebenen Stimmen erhält, so ist er auf die letzte Stelle gewählt. Zur Sicherung der Transparenz der Eignung und Unabhängigkeit von Aufsichtsratsmitgliedern ist vor der Wahl darzulegen, welche fachlichen Qualifikationen bestehen und welche beruflichen Tätigkeiten ausgeübt worden sind, ferner sind alle Umstände darzulegen, die eine Besorgnis von Befangenheit begründen könnten. Die Entscheidungen im Aufsichtsrat erfolgen mit einfacher Mehrheit, wobei den Arbeitnehmervertretern keine Sonderstellung zukommt. Eine wichtige Rolle spielt der Aufsichtsratsvorsitzende, der für die Organisation des Aufsichtsrats, die Sitzungsvorbereitung und das Zusammenspiel mit dem Vorstand verantwortlich ist. Weiters leitet er 74 Österreichischer Corporate Governance Kodex grundsätzlich die Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat hat regelmäßig (zumindest viermal im Jahr) zu tagen. Es sind ihm eine Jahresvorschaurechnung und Quartalsberichte sowie insbesondere in sich abzeichnenden Krisen Sonderberichte vorzulegen. Der Aufsichtsrat kann jederzeit selbst umfassende Prüfungshandlungen vornehmen oder durch Sachverständige durchführen lassen. Der Aufsichtsrat entscheidet über die Genehmigung des Jahresabschlusses und damit auch mittelbar über die Höhe der Dividendenausschüttung. Ebenso hat der Aufsichtsrat den Konzernabschluss zu prüfen und zu genehmigen. Der Aufsichtsrat kann seinen Sitzungen Sachverständige beiziehen. Der Abschluss von Verträgen der Gesellschaft oder auch von Tochterunternehmen mit Mitgliedern des Aufsichtsrats, durch die diese außerhalb der Aufsichtsratstätigkeit für die Gesellschaft bzw. den Konzern tätig werden und an denen sie eine erhebliches wirtschaftliches Interesse haben, ist vom Aufsichtsrat zu genehmigen. Die Genehmigungspflicht gilt auch für Verträge mit Unternehmen, an denen das Aufsichtsratsmitglied ein erhebliches wirtschaftliches Interesse hat. Börsenotierte Kapitalgesellschaften müssen einen Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates einsetzen, dem ein Finanzexperte angehört. Dieser Ausschuss ist insbesondere mit der Prüfung und Vorbereitung der Feststellung des Jahresabschlusses im Gesamtaufsichtsrat sowie mit der Erstellung des Vorschlages für die Bestellung des Abschlussprüfers zu befassen. Der Abschlussprüfer hat dem Prüfungsausschuss einen gesonderten Bericht über seine Tätigkeit 75 Österreichischer Corporate Governance Kodex und deren wesentliche Ergebnisse zu übermitteln. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses sowie der Finanzexperte sollen unabhängig sein und dürfen in den letzten drei Jahren nicht Mitglied des Vorstands oder leitender Angestellter oder Abschlussprüfer der Gesellschaft gewesen sein oder den Bestätigungsvermerk unterfertigt haben. Der Prüfungsausschuss muss zumindest zwei Sitzungen im Ge- schäftsjahr abhalten. Der Abschlussprüfer ist den Sitzungen zuzuziehen, die sich mit der Vorbereitung der Feststellung des Jahresabschlusses und dessen Prüfung beschäftigen. Zu den Aufgaben des Prüfungsausschusses gehören unter anderem die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, die Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, gegebenenfalls des internen Revisions- und Risikomanagementsystems sowie des Prozesses der Abschluss- und Konzernprüfung. Der Ausschuss hat die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu überwachen; die Übernahme von Nichtprüfungsleistungen durch den Abschlussprüfer ist von ihm zu genehmigen, soweit diese erlaubt sind. Er hat das Verfahren zu Auswahl des Abschlussprüfers durchzuführen. Im Falle eines Prüferwechsels hat er dafür Sorge zu tragen, dass die Hauptversammlung zwischen zwei Prüfern auswählen kann. Die Aufgabe des Ausschusses besteht darin, darauf zu achten, dass die entsprechenden Prozesse in der Gesellschaft und deren Tochtergesellschaften aus konzernaler Sicht ordnungsgemäß eingerichtet sind. Weiters gehört die Prüfung des nicht finanziellen Berichts sowie des Corporate Governance-Berichts zu den Aufgaben dieses Ausschusses. 76 Österreichischer Corporate Governance Kodex Vorstand Der Aufsichtsrat entscheidet autonom über die Wahl und damit auch Auswahl des Vorstands sowie die Etablierung eines Vorstandsvorsitzenden. Ist ein solcher eingesetzt, so gibt bei Fehlen einer abweichenden Satzungsregelung bei Vorstandsentscheidungen seine Stimme bei Gleichheit der Stimmen den Ausschlag. Ein Arbeitsdirektor (wie im deutschen Recht) ist nicht vorgesehen. Der Vorstand ist ein Kollegialorgan, sodass eine Gesamtverantwortung für die Führung der Geschäfte gilt. Es ist eine Abstufung der Verantwor- tung möglich und üblich, indem eine Ressortverteilung (zumeist vom Aufsichtsrat festgelegt) in der Geschäftsordnung vorgesehen wird. Bei einer Ressortverteilung trägt das ressortzuständige Mitglied die primäre Verantwortung für seinen Aufgabenbereich, die anderen Vorstandsmitglieder bleiben aber zur laufenden Beobachtung und zum Aufgreifen von allfälligen Mängeln im Fremdressort verpflichtet. Für wesentliche Maßnahmen, wie typischerweise für alle Geschäftsvorfälle, die dem Aufsichtsrat zur Genehmigung vorzulegen sind, wird eine zwingende und unteilbare Gesamtverantwortung angenommen. Kapitalerhöhung, Bezugsrecht Bei Kapitalerhöhungen und Ausgabe von Rechten auf junge Aktien (Optionsanleihen, Wandelanleihen) sowie Gewinnschuldverschreibungen besteht ein Bezugsrecht, das die Hauptversammlung nur mit Dreiviertelmehrheit ausschließen kann, wenn dies sachlich gerechtfertigt ist (wie z.B. bei Sacheinlagen). 77 Österreichischer Corporate Governance Kodex Dieser Beschluss ist gesondert anzukündigen und bedarf einer schriftlichen Begründung des Vorstands, die auch dem Firmenbuchgericht vorzulegen ist. Der Vorstand kann ermächtigt werden, in einem gewissen Rahmen das Aktienkapital mit Genehmigung des Aufsichtsrats ohne vorangehende Beschlussfassung in der Hauptversammlung zu erhöhen (“genehmigtes Kapital”). Dies gilt auch für die Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen. Die Ermächtigung hat eine Dauer von höchstens fünf Jahren, kann aber immer wieder von der Hauptversammlung erneuert werden. Auch hier sind für den Ausschluss des Bezugsrechtes besondere Berichterstattungspflichten vorgesehen. Eine sachliche Rechtfertigung für einen Bezugsrechtsausschluss wird vermutet, wenn die jungen Aktien für Arbeitnehmer, leitende Angestellte oder Organmitglieder der Gesellschaft im Rahmen von Stock Option- Programmen bestimmt sind. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass ausschließlich für die Ausgabe an diesen Personenkreis Optionsrechte auf junge Aktien auf Grundlage einer vorangehenden Ermächtigung der Hauptversammlung eingeräumt werden. Dafür bestehen umfassende Berichtspflichten des Vorstands. Aktienrückkauf Der Erwerb eigener Aktien unterliegt wesentlichen Restriktionen. Bei börsennotierten Gesellschaften ist es zulässig, dass die Hauptversammlung den Vorstand generell für eine Periode von 30 Monaten zum Rückkauf eigener Aktien bis höchstens 10 % ermächtigt. Bei der Ausübung dieser Rückkaufsermächtigung bestehen umfassende Publizitätspflichten, insbesondere nach den Bestimmungen des Börsegesetzes. 78 Österreichischer Corporate Governance Kodex Kapitalmarkt Das österreichische Kapitalmarktrecht hat die EU-rechtlichen Vorgaben zum Verbot des Insiderhandels, zur Verhinderung der Marktmanipulation sowie zur Ad-hoc-Meldepflicht und der Meldung von Transaktionen, die Führungskräfte oder ihnen nahe stehende Personen oder Einrichtungen in Aktien der Gesellschaft tätigen, umgesetzt. Die Vorschriften der EU-Marktmissbrauchsverordnung gelten unmittelbar. Dazu gehört auch die Erstellung und Veröffentlichung des Corporate Governance-Berichts. Weiters gilt für öffentliche Angebote von Aktienemissionen und Derivaten das Prospektregime der EU, gemäß der EU-Prospektverordnung 2017/1129. Zuständig für die Billigung des Prospektes ist die Finanzmarktaufsicht (FMA). Das BörseG2018 regelt nunmehr für Aktien und Gewinn- sowie Wandelschuldverschreibungen, die im geregelten Markt der Wiener Börse notieren, ein Verfahren zum Delisting. Dieser Vorgang erfordert ein Verlangen das von 75 % der Aktionäre unterstützt wird, sowie ein Übernahmeangebot, das zusätzlich zu den für das Pflichtangebot maßgeblichen Mindestpreisvorschriften als Untergrenze den gewichteten Durchschnittskurs der letzten fünf Handelstage vor Bekanntmachung des beabsichtigten Delistings zu enthalten hat. Die Kontrolle der Preisbildung obliegt der Übernahmekommission. Für Gesellschaften mit Sitz in der EU/EWR, die an der Wiener Börse notieren, besteht weiters in Umsetzung der Übernahmerichtlinie die Verpflichtung zu einem Übernahmeangebot, wenn ein Kontrollwechsel eintritt. Dieser wird ab einem direkten oder indirekten (aktiven) Erwerb einer Beteiligung von 30 % (alleine oder mit einem gemeinsam vorgehenden Rechtsträger) vermutet. Bei einer Beteiligung von mehr als 26%, die noch kein Pflichtangebot auslöst, besteht eine Meldepflicht 79 Österreichischer Corporate Governance Kodex bei der Übernahmekommission und es kommt zum Ruhen der über die gesicherte Sperrminorität von 26% hinausgehenden Stimmrechte. Das mit einem Kontrollwechsel verbundene Pflichtangebot ist zwingend ein Barangebot und hat zumindest dem gewichteten durchschnittlichen Börsekurs der letzten sechs Monate oder dem vom Kontrollerwerber innerhalb der letzten zwölf Monate bezahlten Höchstpreis, falls dieser Betrag höher sein sollte, zu entsprechen. Für den Übernahmefall gilt ein strenges Verhinderungsverbot und Objektivitätsgebot für Vorstand und Aufsichtsrat. Das Übernahmever- fahren wird von der Übernahmekommission, einer weisungsfreien Behörde, begleitet und überwacht. Ein Pflichtangebot ist auch vorgesehen, wenn ein Aktionär mit einer Beteiligung im Bereich zwischen 30 und 50 % in einem Jahr 2 % oder mehr zukauft (“creeping in”). Nähere Informationen finden sich auf der Website der Übernahmekommission (www.takeover.at). Teile des Übernahmerechtes sind auch für freiwillige öffentliche Kaufangebote anzuwenden, auch wenn damit kein Kontrollwechsel verbunden ist. Erreicht der Bieter 90%, so kann er die verbleibenden Aktionäre zum Angebotspreis ausschließen und deren Aktien übernehmen. Konzern, Umgründungen Das österreichische Aktienrecht kennt zwar den Begriff des Konzerns, aber anders als das deutsche Aktienrecht enthält es keine geschlossene Regelung des Konzerns. Insbesondere führt eine Konzernbildung zu keiner automatischen Haftung der Muttergesellschaft für den Konzern. Ebenso ist mit der Konzernbildung nicht automatisch die Verpflichtung zu einem Abfindungsangebot an die außen stehenden 80 Österreichischer Corporate Governance Kodex Aktionäre verbunden, außer es greift das Übernahmegesetz ein. Die bloße Präsenzmehrheit eines mit zB 25% beteiligten „Kernaktionärs“ löst noch keine Angebotspflicht nach dem Übernahmegesetz aus. Bei Verschmelzungen oder Unternehmensspaltungen bestehen besondere Aktionärsrechte, insbesondere besteht die Möglichkeit für jeden Aktionär, eine gerichtliche Überprüfung der Angemessenheit des Umtauschverhältnisses oder einer Barabfindung zu veranlassen. Bei nicht verhältniswahrenden Spaltungen hat jeder Gesellschafter, der nicht zugestimmt hat, das Recht zum Austritt. Auf Antrag des austretenden Aktionärs ist der Abfindungspreis in einem besonders geregelten gerichtlichen Verfahren zu überprüfen. Eine Nachbesserung kommt allen betroffenen Aktionären zugute. Das Gesellschafterausschlussgesetz 2006 ermöglicht einem 90%igen Aktionär („Hauptgesellschafter“) die verbleibende Minderheit gegen eine angemessene Barabfindung auszuschließen. Auch hier unterliegt aber die Barabfindung der gerichtlichen Kontrolle, wobei jeder Betroffene das Überprüfungsverfahren einleiten kann (unabhängig von einem Widerspruch in der Hauptversammlung). Andere früher mögliche Ausschlusstechniken sind nicht mehr einsetzbar. 81 Österreichischer Corporate Governance Kodex 82 Österreichischer Corporate Governance Kodex Österreichischer Arbeitskreis für Corporate Governance c/o Johannesgasse 5, A-1010 Wien www.corporate-governance.at - gedruckt nach der Richtlinie „Druckerzeugnisse“ des Österreichischen Umweltzeichens, Druckerei des Bundesministeriums für Finanzen, UW-Nr. 836 84